Γραμματέας Διεύθυνσης
Είναι το στέλεχος με τα πιο σύνθετα καθήκοντα στην ιεραρχία του επαγγέλματος, καθώς αυτά έχουν ως σημείο αναφοράς την οργάνωση, τον συντονισμό, την στήριξη των δραστηριοτήτων και εργασιών των ανώτερων διευθυντικών στελεχών των επιχειρήσεων ή οργανισμών και προϋποθέτουν μεγαλύτερο βαθμό ευθύνης και πρωτοβουλίας.
Επίπεδο Σπουδών Προχωρημένο (προτείνεται)
Πώς θα γίνω γραμματέας Διεύθυνσης;
Πρέπει πρώτα να αποκτήσεις τα απαραίτητα προσόντα μέσω της εκπαίδευσης και της πρακτικής άσκησης. Μπορεί η πανεπιστημιακή μόρφωση να μην είναι απαραίτητη, αλλά η άριστη χρήση των προγραμμάτων του Ms Office (Word, Excel, PowerPoint) όπως και η χρήση του Outlook είναι προϋπόθεση για την πρόληψη σε μια τέτοια θέση.
Απαραίτητη θεωρείται και μια ξένη γλώσσα όπως και η ορολογία του αντικειμένου της συγκεκριμένης εταιρείας στην οποία θα στείλεις το βιογραφικό σου.
Αρκετές εταιρείες μετά την πρόσληψη κάνουν κάποια εκπαίδευση στα νέα στελέχη, αλλά αυτός δεν είναι ο κανόνας.
Τι περιέχει το πρόγραμμα;
Θα διδαχθείς να επιδεικνύεις δεξιότητες σε διάφορες εφαρμογές, και οι εργασίες που θα πρέπει να παραδώσεις στην μέντορα του μαθήματος προς αξιολόγηση, οι οποίες:
Έχουν δημιουργηθεί σύμφωνα με το διεθνές επιχειρηματικό περιβάλλον και είναι σεναριακής μορφής.
Αντανακλούν τη χρήση της Τεχνολογίας της Επικοινωνίας και των Πληροφοριών στον σύγχρονο εργασιακό χώρο.
Απαιτούν ευχέρεια στη χρήση εφαρμογών για τη συλλογή και να παρουσίαση δεδομένων, για την επίλυση προβλημάτων και την επικοινωνία με τους συνεργάτες και τους συναδέλφους σου.
Ενδεικτικά καθήκοντα
Απαιτούμενες δεξιότητες
Εργασιακή Εμπειρία
- Εμπορική αλληλογραφία. Τήρηση φυσικού και ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου.
- Οργάνωση αρχείου τοπικά και στο cloud.
- Υποδοχή εισερχομένων κλήσεων, καταγραφή μηνυμάτων πελατών και προώθηση στα αρμόδια τμήματα.
- Μετάφραση, διόρθωση και πληκτρολόγηση κειμένων στελεχών.
- Δημιουργία αντιγράφων (σκανάρισμα και εκτύπωση) εγγράφων.
- Παρακολούθηση ποσοτήτων αναλωσίμων και παραγγελίες.
- Διαχείριση ατζέντας Προϊσταμένου.
- Οργάνωση meetings, συνεδρίων, ταξιδίων, εκδηλώσεων (αναζήτηση χώρων, catering κλπ)
- Διαχείριση έργων (Project Management) .
Πέραν των τυπικών προσόντων που πρέπει να έχει μια γραμματέας, όπως
- Χρήση νέων τεχνολογιών και όλων των προγραμμάτων της Microsoft, της G-Suite και του cloud.
- Πολύ καλή ή/και άριστη γνώση Αγγλικών.
- Γνώση προγραμμάτων των ειδικοτήτων πχ Συνταγογράφηση, ERP/CRM κ.α.
Μια γραμματέας πρέπει επίσης να κατέχει δεξιότητες που είναι πλέον απαιτούμενες από όλους τους εργοδότες και αναφέρονται στις αγγελίες, όπως είναι η επικοινωνία, η ομαδικότητα, η επίλυση προβλημάτων, η στρατηγική σκέψη, η πολύ καλή γνώση της Ελληνικής γλώσσας (προφορικός και γραπτός λόγος), η αριθμητική ικανότητα και άλλες για τις οποίες μπορείτε να διαβάσετε εδώ.
Εξαρτάται από τον εργοδότη. Γενικά για μια τέτοια θέση απαιτείται ενός έτους περίπου εμπειρία, αλλά πολύ μεγάλο ρόλο θα παίξει το βιογραφικό και η συνέντευξη.
Αν ο υποψήφιος μπορεί να αποδείξει τα προσόντα του με πτυχία, βεβαιώσεις σεμιναρίων κλπ και έχει το θάρρος να πει στον υποψήφιο εργοδότη «δώστε μου την ευκαιρία να σας αποδείξω ότι είμαι κατάλληλος για τη συγκεκριμένη θέση» η δεύτερη συνέντευξη να είναι πιο …πρακτική. Πχ θα του ζητήσουν να γράψει κάποιο κείμενο ή να καταχωρήσει δεδομένα, να στείλει ένα μαιλ, να οργανώσει μια σύσκεψη στο Outlook, αποδεικνύοντας έτσι τις δυνατότητες του. Επίσης αν η εταιρεία ανήκει σε συγκεκριμένο κλάδο (πχ μεταφορές, νομική εταιρεία, ιατρικό κέντρο) ο υποψήφιος πρέπει να γνωρίζει τη σχετική ορολογία.
Mentoring System
Το Σύστημα Mentoring (υποστήριξης) της Interactive Education προσφέρεται ΔΩΡΕΑΝ στους σπουδαστές της, υλοποιείται μετά την ολοκλήρωση του προγράμματος και βοηθά την υλοποίηση του Προσωπικού σου Σχεδίου Δράσης & Επιτυχίας.
Περιλαμβάνει:
> Έλεγχο βιογραφικού,
> Προτάσεις για πρακτική άσκηση και εργασία,
> Προώθηση των βιογραφικών σε εταιρείες του κλάδου
που σε ενδιαφέρει,
> Προτάσεις συναφών σεμιναρίων.
