Σύνθεση γραπτού μηνύματος
φορές και τις έρευνες
Ένας από τους στόχους που έβαλες για το 2021, είναι προφανώς να επιβιώσεις και αφετέρου να γίνεις καλύτερος στη δουλειά σου. Βέβαια για να το κατορθώσεις αυτό πρέπει να είσαι εξοπλισμένος, όχι μόνο με υπομονή, επιμονή και γερό στομάχι, αλλά και με μία σειρά από δεξιότητες. Άσους κρυμμένους στο μανίκι του σακακιού σου.
Ένας από αυτούς είναι σίγουρα το να ξέρεις πώς να μην δείχνεις «λίγος» όποτε ανοίγεις το στόμα σου μπροστά στους συναδέλφους, αλλά κυρίως το αφεντικό σου, όπως επίσης και να μιλήσεις δημόσια, χωρίς να κομπιάζεις, να χάνεις τα λόγια σου και να ιδρώνεις. Εν ολίγοις, να γνωρίζεις πώς παίζεται το παιχνίδι του προφορικού λόγου στο χώρο εργασίας. Εξίσου σημαντικό, όμως, είναι κι εκείνο του γραπτού λόγου. Να παίζεις τις λέξεις στα δάχτυλα και να είσαι όσο πιο κατανοητός, σαφής και πάνω απ' όλα σωστός επαγγελματίας, όταν τοποθετείς τις σκέψεις σου στο χαρτί ή στον υπολογιστή σου.
Το «επαγγελματικό γράψιμο» -από τη συγγραφή ενός email και μιας παρουσίασης, μέχρι μιας αναφοράς ή μιας έρευνας- έχει τους δικούς του κανόνες. Στο κείμενο αυτό θα δούμε την ανατομία του τέλειου επαγγελματικού email και της τέλειας παρουσίασης, αντιστοίχως. Σε άλλο κείμενο θα μιλήσουμε για τις αναφορές και τις έρευνες.
Τα εννέα βήματα που μπορούν να βελτιώσουν άμεσα το γραπτό σου λόγο και να αναπτύξουν τις δεξιότητες γραφής σου, ώστε να επικοινωνείς με σαφήνεια τη δουλειά και τις ιδέες σου.
1. Διάβασε και εμπνεύσου
Αν πιστεύεις ότι ο Ernest Hemingway ξύπνησε μια ωραία πρωία και έγραψε μεμιάς το «Για ποιον χτυπά η καμπάνα;», ξεκινάμε λάθος. Η επιτυχία ήρθε μέσα από μεγάλη και μακροχρόνια προσπάθεια, εξάσκηση και φυσικά διάβασμα. Και μάλιστα, λογοτεχνίας. Όσο παράξενο κι αν σου φαίνεται, θα σε βοηθήσει να χτίσεις το προσωπικό σου στυλ έκφρασης. Για αρχή, τσεκάρισε τη λίστα του Hemingway με τα βιβλία για αρχάριους συγγραφείς.
2. Ετοίμασε ένα προσχέδιο
Προτού συντάξεις ένα email, για παράδειγμα, πάρε το χρόνο σου και σκέψου. Κάνε ένα προσχέδιο με το τι θέλεις να γράψεις, τις ιδέες και τα επιχειρήματά σου, προκειμένου να αποφύγεις να κουράσεις τον αποστολέα σου με περιττές πληροφορίες.
3. Κάνε το δικό σου blog
Για να μάθεις κάτι καλά και σωστά απαιτείται εξάσκηση. Στην περίπτωσή σου, ο καλύτερος τρόπος για να ασκηθείς στην πράξη στο γραπτό λόγο δεν είναι άλλος από το να δημιουργήσεις το δικό σου blog (ο καθένας μπορεί πλέον να έχει, γιατί όχι και εσύ;). Χρησιμοποίησε το σαν ημερολόγιο για να καταγράφεις όλα όσα συμβαίνουν μες στην ημέρα σου.
4. Να είσαι σαφής
Η κύρια διαφορά μεταξύ επαγγελματικού γραψίματος και οποιοδήποτε άλλου (π.χ. λογοτεχνικού) είναι ότι το πρώτο απαιτεί να υπάρχει σαφήνεια. Να το διαβάζει ο άλλος και να μπαίνει κατευθείαν στο ζουμί, χωρίς περιστροφές.
Να έχεις μπούσουλα
«Καλησπέρα κ. Τάδε, ελπίζω να είστε καλά. Σας γράφω για να σας επικοινωνήσω τις απόψεις μου πάνω στο νέο αυτό πρότζεκτ μπλα, μπλα, μπλα». Βλέπεις; Αυτός είναι ένας μπούσουλας για να ξεκινήσεις κάθε email, ο οποίος μάλιστα εισάγει τον παραλήπτη απευθείας στο ψητό. Από εκεί και πέρα, στη συνέχεια μπορείς να αναπτύξεις πιο λεπτομερώς τη σκέψη σου.
5. Να γράφεις με αποδείξεις και παραδείγματα
Ό,τι γράφεις πρέπει να το τεκμηριώνεις. Μόνο έτσι θα σε πάρει ο άλλος στα σοβαρά. Τόσο εσένα ως επαγγελματία, όσο και την άποψή σου ως βάσιμη και γιατί όχι εφικτή.
6. Να κάνεις χιούμορ
Το χιούμορ βοηθάει πάντα, αρκεί να ξέρεις ποια είναι η κατάλληλη στιγμή για να επιστρατεύσεις την αστεία πλευρά του χαρακτήρα σου, να μην το παρακάνεις και να έχεις αποκλείσει εκ των προτέρων κάθε πιθανότητα ότι μπορεί να παρερμηνευτεί και να προσβάλλει.
7. Άσε την ορολογία στην άκρη
Μπορεί να θεωρείς πως σου προσθέτει κύρος το να χρησιμοποιείς στο γραπτό σου ορολογίες και εξεζητημένες λέξεις -λες και απευθύνεσαι σε ειδικό-, μόνο που στο τέλος της ημέρας πετυχαίνεις ακριβώς το αντίθετο. Να καταντάς κουραστικός στα μάτια του ανθρώπου που διαβάζει το κείμενό σου. Το μυστικό στο επαγγελματικό γράψιμο είναι να ξέρεις πώς να είσαι σαφής, σύντομος, περιεκτικός, αλλά κυρίως κατανοητός. Χρησιμοποίησε λοιπόν απλές λέξεις, που ακόμη και ένας μαθητής του δημοτικού θα καταλάβαινε.
8. Κάνε ένα τελευταίο έλεγχο
Πριν πατήσεις «αποστολή», διάβασε από την αρχή μέχρι το τέλος ό,τι έχεις γράψει. Σε καμία περίπτωση δεν θέλεις το κείμενό σου να έχει ορθογραφικά λάθη και ασύντακτες προτάσεις. Μην σαμποτάρεις λοιπόν τον εαυτό σου, επειδή πολύ απλά βαριέσαι. Ένα τελευταίο τσεκάρισμα θα σε σώσει από τα χειρότερα και θα αναδείξει την προσπάθειά σου.
9. Μη ξεχάσεις και τα βασικά: Ποτέ χωρίς θέμα, ο κύριος παραλήπτης (αυτός που "πρέπει να κάνει κάτι...") πηγαίνει στο Προς. Αυτός που πρέπει απλά να ενημερωθεί, αλλά δεν χρειάζεται να κάνει κάτι πηγαίνει στην Κοινοποίηση και για όσους θέλουμε να προστατεύσουμε από την δημόσια κοινοποίηση της διεύθυνσής τους στην Κρυφή κοινοποίηση.
Διαβάστε επίσης
- Tεχνική Pomodoro VS Τεχνική Flowmodoro
- Γιατί πρέπει να παρακολουθήσετε το Βασικό σεμινάριό μας για το Πιστοποιημένο Στέλεχος Γραμματείας;
- Η διαχείριση του ημερολογίου της Γραμματέως και του Διευθυντή της
- Αποθηκάριος: Καθήκοντα και απαιτήσεις θέσης
- Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας - Logistics
