5 Βήματα για μια εξαιρετική επιχειρηματική γραφή

Η επιχειρηματική γραφή είναι μορφή γραπτής επαγγελματικής επικοινωνίας

Η επιχειρηματική γραφή, περιλαμβάνει τη δυνατότητα σαφούς και συνοπτικής επικοινωνίας μέσω εγγράφων, όπως επιστολές, email και αναφορές. Η ανάπτυξη αυτής της ικανότητας μπορεί να σας βοηθήσει να είστε πιο αποτελεσματικοί σε όποια θέση υπηρετείτε. Σε αυτό το άρθρο, ορίζουμε την επιχειρηματική γραφή και παρουσιάζουμε τα πέντε βασικά βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε και μερικές συμβουλές για εξαιρετική επιχειρηματική γραφή.

Τι είναι η επιχειρηματική γραφή;
Η επιχειρηματική γραφή είναι μια μορφή γραπτής επαγγελματικής επικοινωνίας. Οι επιχειρηματικές επικοινωνίες μπορεί να είναι:

1. Εσωτερικές (γραμμένες μόνο για όσους ανήκουν σε μια εταιρεία) ή

2. Εξωτερικές (γραπτές για πελάτες ή πελάτες-στόχους).

Όλα τα επαγγελματικά γραπτά πρέπει να είναι ουσιαστικά και πρακτικά. Ο στόχος είναι να κοινοποιήσετε τις πληροφορίες σας όσο το δυνατόν πιο ξεκάθαρα, με ακρίβεια και ταχύτητα.

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι προτάσεις, οι αναφορές, τα υπομνήματα και πολλοί άλλοι τύποι εγγράφων θεωρούνται όλα επιχειρηματικά γραπτά.

Πως να γράψετε σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον
Γνωρίζοντας πως να γράφετε αποτελεσματικά για επιχειρήσεις μπορεί να σας βοηθήσει να πετύχετε στο ρόλο σας. Η επίδειξη καλών δεξιοτήτων γραφής μπορεί να αναδείξει την ευφυΐα σας, να βελτιώσει την απόδοσή σας και να σας βοηθήσει να θεωρηθείτε αξιόπιστοι. Αυτές οι δεξιότητες μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να επηρεάσετε τους άλλους μέσω της γραφής σας, να ενισχύσετε την επαγγελματική σας αυτοπεποίθηση και να δημιουργήσετε ευκαιρίες για την επίτευξη στόχων σταδιοδρομίας.
Χρησιμοποιήστε αυτά τα βήματα για να σας βοηθήσουν να αναπτύξετε τις δεξιότητές σας στα επαγγελματικά γραπτά:

1. Προσδιορίστε τον σκοπό σας.
2. Γράψτε για το κοινό σας.
3. Αναπτύξτε ένα περίγραμμα.
4. Δημιουργήστε ένα πρόχειρο προσχέδιο.
5. Ελέγξτε για ακρίβεια και σωστή γραμματική.

1. Προσδιορίστε τον σκοπό σας.
Ο στόχος της επιχειρηματικής γραφής συνήθως εμπίπτει σε μία από τις ακόλουθες τέσσερις κατηγορίες:

- να μεταφέρει πληροφορίες,

- να παρέχει οδηγίες,

- να πείσει ή

- να ορίσει μια συναλλαγή.

Αφιερώστε χρόνο για να προσδιορίσετε με σαφήνεια γιατί γράφετε για να αποφασίσετε για τον καλύτερο τρόπο προσέγγισης του θέματός σας.

2. Γράψτε για το κοινό σας.
Πριν δημιουργήσετε οποιοδήποτε επιχειρηματικό έγγραφο, ορίστε το κοινό σας. Σκεφτείτε τι γνωρίζει ήδη το κοινό σας για το θέμα, τι πρέπει να γνωρίζει και πώς μπορεί να αισθάνεται γι’ αυτό.

Είναι επίσης σημαντικό να γνωρίζετε τα ονόματά τους, τις θέσεις, την τοποθεσία και άλλες βασικές λεπτομέρειες. Αυτό θα σας βοηθήσει επίσης να προσδιορίσετε τον τόνο που πρέπει να χρησιμοποιείτε όταν γράφετε. Για παράδειγμα, μπορεί να αισθάνεστε άνετα να ακολουθήσετε μια πιο οικεία προσέγγιση όταν γράφετε σε έναν συνάδελφο, ενώ μπορείτε να κρατήσετε πιο επίσημη γραφή για έναν διευθυντή ή έναν πελάτη.

3. Αναπτύξτε ένα περίγραμμα.
Γράψτε μια λίστα με τις κύριους τίτλους και υπότιτλους ή θέματα στα οποία θα αναφερθείτε στο γραπτό σας. Αυτές θα πρέπει να είναι οι κύριες ιδέες που θα καλύψετε στο έγγραφο. Εάν χρειάζεται, μπορείτε να διαιρέσετε περαιτέρω αυτές τις υποκατηγορίες σε πιο λεπτομερή σημεία. Εάν το έγγραφό σας περιλαμβάνει σημαντικά δεδομένα, θα μπορούσατε να το χρησιμοποιήσετε αυτό το τμήμα για να διευκρινίσετε τις κύριες ιδέες σας.

4. Δημιουργήστε ένα πρόχειρο προσχέδιο.
Χρησιμοποιώντας το περίγραμμά σας ως οδηγό, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρώτο προσχέδιο γράφοντας κάθε σημείο σας με πλήρη λεπτομέρεια.

Στοχεύστε στην απλότητα και τη σαφήνεια στη γραφή σας. Να είστε άμεσοι χρησιμοποιώντας σύντομες λέξεις, προτάσεις και παραγράφους. Επιλέξτε καθημερινές λέξεις που τα περισσότερα ακροατήρια θα μπορούν να κατανοήσουν εύκολα. Όλα όσα γράφετε θα πρέπει να συμβάλλουν στην εκπλήρωση του στόχου του εγγράφου σας.
Μόλις δημιουργήσετε το πρώτο προσχέδιο, δώστε στον εαυτό σας την ευκαιρία να το διαβάσει ξανά και αναζητήστε περιοχές που θα μπορούσαν να χρησιμοποιήσουν πιο άμεση διατύπωση ή διευκρίνιση. Εάν είναι δυνατόν, ζητήστε από έναν αξιόπιστο συνάδελφο ή συνάδελφο να εξετάσει το γραπτό σας, κάτι που θα σας βοηθήσει να προσεγγίσετε το έγγραφο με μια νέα προοπτική.

5. Ελέγξτε για ακρίβεια και σωστή γραμματική.
Διορθώστε προσεκτικά για να βεβαιωθείτε ότι η ορθογραφία, η γραμματική και τα σημεία στίξης είναι σωστά παντού.
Θα πρέπει επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον χρόνο για να ελέγξετε ξανά τις λεπτομέρειες που έχετε συμπεριλάβει, όπως ημερομηνίες, αριθμούς και γραφήματα.

Μπορεί επίσης να χρειαστεί να επαληθεύσετε τα ονόματα ατόμων, τοποθεσιών και οργανισμών, συμπεριλαμβανομένης της ορθογραφίας και της χρήσης κεφαλαίων.

Συμβουλές και τεχνικές γραφής για επιχειρήσεις
Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές και τεχνικές για να αναπτύξετε περαιτέρω τις δεξιότητες γραφής της επιχείρησής σας:
1. Γράψτε τα σημεία του σχεδίου σας με οποιαδήποτε σειρά
Μερικές φορές μπορεί να είναι πιο εύκολο να ξέρεις πώς να τελειώσεις ένα σημείο παρά να ξέρεις από πού να ξεκινήσεις. Ξεκινήστε με τις πληροφορίες με τις οποίες αισθάνεστε πιο άνετοι και σίγουροι, μετά επιστρέψτε και ολοκληρώστε τις υπόλοιπες.

2. Χρησιμοποιήστε την ενεργητική φωνή
Η ενεργητική φωνή δίνει σαφήνεια στη γραφή και αποφεύγει την περιττή έκφραση. Στην ενεργητική φωνή, το υποκείμενο της πρότασης εκτελεί τη δράση, αλλά στην παθητική φωνή, η δράση εμφανίζεται από το ρήμα. Για παράδειγμα, «Το αυτοκίνητο χτυπήθηκε από το φορτηγό» είναι μια παθητική πρόταση. “Το φορτηγό χτύπησε το αυτοκίνητο”, το οποίο αντ ‘αυτού βάζει την ιδέα στην ενεργητική φωνή, είναι πιο συνοπτικό και βοηθά τον αναγνώστη να καταλάβει γρήγορα το νόημα της πρότασης.

3. Χρησιμοποιήστε επικεφαλίδες
Χωρίστε το γραπτό σας σε εύκολα αναγνωρίσιμα τμήματα. Η χρήση επικεφαλίδων και υποτίτλων διευκολύνει τον αναγνώστη να σαρώσει και να μετακινηθεί σε μια περιοχή εστίασης.

4. Υποστηρίξτε τις δηλώσεις σας
Μια παράγραφος πρέπει να ξεκινά με μια δήλωση της κύριας ιδέας της, αλλά αυτή η ιδέα θα είναι πιο πειστική αν την υποστηρίξετε με γεγονότα. Όταν έχετε την ευκαιρία, επεκτείνετε τις πληροφορίες που παρέχετε χρησιμοποιώντας παραδείγματα.

Πηγή: Indeed (με προσαρμογή)

Διαβάστε επίσης εδώ: Τι είναι το Business Writing: Ορισμός και συμβουλές για βέλτιστες πρακτικές.

Διαβάστε επίσης

• Tεχνική Pomodoro VS Τεχνική Flowmodoro
• Γιατί πρέπει να παρακολουθήσετε το Βασικό σεμινάριό μας για το Πιστοποιημένο Στέλεχος Γραμματείας;
• Η διαχείριση του ημερολογίου της Γραμματέως και του Διευθυντή της
• Αποθηκάριος: Καθήκοντα και απαιτήσεις θέσης
• Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας - Logistics

Προηγούμενο άρθρο

Βασικοί στόχοι γραφής επιχειρήσεων

Επόμενο άρθρο

Εσύ είσαι EXPERT;