Οι απαραίτητες Δεξιότητες
Εισαγωγή
Μια από τις ευρύτερα χρησιμοποιούμενες εφαρμογές στα Λογιστικά Γραφεία είναι τα Υπολογιστικά φύλλα, είτε είναι στο Excel, είτε είναι στα Google Sheets (κυρίως αν υπάρχει διαδικτυακή συνεργασία), είτε είναι στα Numbers της Apple ή το Calc του Libre Office.
Σε αυτό το άρθρο θα δούμε ποιες είναι οι βασικές γνώσεις που πρέπει να έχει ένας λογιστής ή οποιοσδήποτε εργάζεται ή θέλει να εργαστεί σε λογιστικό γραφείο, και να ξεχωρίζει για τις γνώσεις και την παραγωγικότητά του.
1. Χρήση συντομεύσεων κατά την πληκτρολόγηση (Shortcuts):
Στα μαθήματά μας θα βρείτε τις συντομεύσεις που χρησιμοποιούνται πιο συχνά. Αν είστε έμπειρος χρήστης δημιουργήστε τις δικές σας μακροεντολές για τις καθημερινές σας ενέργειες. Πχ διαμόρφωση φύλλου ή εισαγωγή κεφαλίδας και υποσέλιδου).
2. Παρουσίαση Δεδομένων μέσω Γραφημάτων
Λένε «Μια εικόνα αξίζει όσο 1000 λέξεις» και αυτό ισχύει και για την απεικόνιση των δεδομένων μας μέσω γραφημάτων. Θέλετε να μάθετε να χρησιμοποιείτε τον σωστό τύπο γραφήματος ή κάνετε τα γραφήματά σας πιο ενδιαφέροντα; Παρακολουθήστε τα σεμινάριά μας.
3. H χρήση των Συγκεντρωτικών Πινάκων και των Συγκεντρωτικών Γραφημάτων
Οι συγκεντρωτικοί πίνακες είναι μια πανίσχυρη δυνατότητα του Microsoft Excel. Με ένα συγκεντρωτικό πίνακα μπορείτε να παρουσιάσετε μια σύνοψη των δεδομένων σας σε ένα υπολογιστικό φύλλο, για να τα αναλύσετε και να κατανοήσετε τις τάσεις πίσω από αυτά. Γνωρίζω ανθρώπους που τους τέθηκε σε συνέντευξη για εργασία η ερώτηση αν γνωρίζουν να χρησιμοποιούν Συγκεντρωτικούς πίνακες (Pivot Tables). Απάντησαν αρνητικά και φυσικά έχασαν τη θέση, γιατί κάποιος άλλος υποψήφιος απάντησε θετικά στην συγκεκριμένη ερώτηση.
4. Γνωρίζετε τι είναι η απόλυτη και η σχετική αναφορά ενός κελιού;
Η σχετική, η απόλυτη και η μεικτή αναφορά χρησιμοποιούντα όταν αντιγράφονται δεδομένα σε άλλα κελιά ή όταν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία αυτόματης συμπλήρωσης του Excel. Πότε όμως και με ποιο τρόπο χρησιμοποιούμε κάθε είδος αναφοράς;
5. Οι συναρτήσεις στο Excel και τα Εργαλεία ελέγχου σφαλμάτων συναρτήσεων
Οι συναρτήσεις και οι μαθηματικοί τύποι είναι η καρδιά των υπολογιστικών φύλλων και για πολλούς ο λόγος ύπαρξής του. Και μπορεί μια συνάρτηση ή ένας μαθηματικός τύπος να δίνουν ένα αποτέλεσμα, αλλά είναι σωστό; Γι’ αυτό υπάρχουν τα Εργαλεία Ελέγχου Σφαλμάτων στην κορδέλα των τύπων. Το θέμα όμως είναι να ξέρεις να τα χρησιμοποιήσεις!
6. Επικύρωση δεδομένων
Είναι η διαδικασία που σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε λίστες ή να δημιουργήσετε κανόνες για προστατέψετε τα κελιά σας από ανεπιθύμητες καταχωρήσεις δεδομένων. Πχ σε ένα κελί που ζητείται η καταχώρηση των υπολοίπων συγκεκριμένων χρονικών περιόδων (πχ Μάιος 2021) να αποτραπεί μια λάθος καταχώρηση (πχ Μάρτιος 2021). Γίνεται; Γίνεται! Από την κορδέλα Δεδομένων και τα εργαλεία της.
7. Γνώση και κατανόηση των Σεναρίων (What if tools)
Τι θα γίνει στην περίπτωση που έχετε ορίσει την τιμή πώλησης ενός προϊόντος λαμβάνοντας υπ’ όψιν τις τιμές καυσίμων και πρώτων υλών του Ιανουαρίου και αυτές ξαφνικά αυξάνονται κατά 30%; Δεν πρέπει να είσαστε προετοιμασμένοι; Να έχετε κάνει μια πρόβλεψη; Αν είχατε όμως χρησιμοποιήσει τις Προβλέψεις και την Ανάλυση Πιθανοτήτων από τα Υπολογιστικά φύλλα του Excel ίσως να ήσασταν έτοιμοι για τις αλλαγές που θα πρέπει να κάνετε…
8. Εκτυπώσεις
Οι εκτυπώσεις στο Excel δεν είναι τόσο απλές όσο είναι σε άλλες εφαρμογές… Πχ θέλετε να εμφανίζονται όλα τα δεδομένα ενός μεγάλου υπολογιστικού φύλου σε μια σελίδα; Θέλετε να εμφανίζονται οι γραμμές πλέγματος στο εκτυπωμένο φύλλο; Να περιλαμβάνονται οι Κεφαλίδες και τα Υποσέλιδα σε κάθε σελίδα; Να γίνονται σωστά οι αλλαγές σελίδας και να επαναλαμβάνονται οι κεφαλίδες των στηλών σε κάθε φύλλο; Τα περιθώρια από πού τα ρυθμίζεις; Είναι πολλά…
9. Διαχείριση Δεδομένων μέσω πινάκων (Tables)
Άλλη μια δεξιότητα απαραίτητη στους εργαζόμενους στα λογιστικά γραφεία. Αν μορφοποιήσει κάποιος τα δεδομένα του σε πίνακα, οποιαδήποτε μορφή και να χρησιμοποιήσει, η χρήση των φίλτρων και των μερικών αθροισμάτων θα είναι παιχνιδάκι!
Το πραγματικό όφελος των πινάκων γίνεται εμφανές όταν χρησιμοποιούμε τύπους ή συναρτήσεις. Με τους πίνακες, δεν ενημερώνουμε τις περιοχές στους τύπους. Ενημερώνονται αυτόματα με την εισαγωγή νέων δεδομένων. Ένα άλλο πλεονέκτημα όταν χρησιμοποιούμε πίνακες είναι ότι η μορφοποίηση των δεδομένων του πίνακα εφαρμόζεται αυτόματα και στα νέα δεδομένα που προσαρτώνται στον πίνακα.
10. Μου χρειάζονται όλα αυτά;
Υπάρχουν αμέτρητες δυνατότητες χρήσης των υπολογιστικών φύλλων και σε κάθε νέα έκδοση προστίθενται κι άλλες! Δεν είναι δυνατόν να σας πω εγώ ποιες από αυτές θα επιλέξετε. Εξαρτάται από τις απαιτήσεις της θέσης στην οποία εργάζεστε. Γιατί θα ήταν μάταιο να πω μάθε τις Μηχανικές Συναρτήσεις αν δεν εργάζεσαι σαν Μηχανικός!
Στα σεμινάριά μας
1. Excel για Επαγγελματίες (https://www.interactive-education.gr/plerophorike/excel-e-classes/excel-gia-epaggelmaties.html) ή
2. Πιστοποιημένος Υπάλληλος Λογιστικού Γραφείου (https://www.interactive-education.gr/epaggelmatike-katartise/exeidikefsi-logiston.html)
θα βρείτε όλα αυτά που πρέπει να ξέρει ένας λογιστής ή ένας υπάλληλος λογιστικού γραφείου για να είναι επαρκής και παραγωγικός.
Διαβάστε επίσης
- Tεχνική Pomodoro VS Τεχνική Flowmodoro
- Γιατί πρέπει να παρακολουθήσετε το Βασικό σεμινάριό μας για το Πιστοποιημένο Στέλεχος Γραμματείας;
- Η διαχείριση του ημερολογίου της Γραμματέως και του Διευθυντή της
- Αποθηκάριος: Καθήκοντα και απαιτήσεις θέσης
- Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας - Logistics
