Όλα όσα χρειάζεστε για να κάνετε οποιαδήποτε τοποθεσία ένα εξαιρετικά λειτουργικό γραφείο.
Είτε εργάζεστε από το σπίτι σε μόνιμη ή προσωρινή βάση, είτε είστε συχνά αναγκασμένοι να εργάζεστε από απομακρυσμένες τοποθεσίες, θα χρειαστείτε τον κατάλληλο εξοπλισμό για να κάνετε καλά τη δουλειά σας.
Υπάρχουν κάποια απαραίτητα «εργαλεία», για να συνεχίσετε να διατηρείτε υψηλό επίπεδο παραγωγικότητας, να ικανοποιείτε καλύτερα τις απαιτήσεις της δουλειάς σας, να μπορείτε να εκτελείτε με επιτυχία ένα ευρύ φάσμα εργασιών, να επικοινωνείτε αποτελεσματικά και να διατηρείτε την μέγιστη απόδοση, και όλα αυτά χωρίς να χρειάζεται να είστε «δεμένοι» στο γραφείο σας. Με τον κατάλληλο τεχνολογικό εξοπλισμό, μπορείτε να εργαστείτε από οπουδήποτε και να είστε πλήρως παραγωγικοί.
Δείτε πιο κάτω 11 διαφορετικούς τύπους τεχνολογικών εργαλείων τα οποία είναι σχεδόν όλα απαραίτητα για αυτούς του εργάζονται από μακριά. Ανάλογα με το τι κάνετε και τη ροή της εργασίας σας, μπορεί να μην χρειάζεστε τα πάντα που αναφέρονται εδώ, αλλά έχοντας όλα όσα χρειάζεστε στα χέρια σας για να ικανοποιήσετε τις απαιτήσεις της δουλειάς σας θα βελτιώσετε σημαντικά την παραγωγικότητά σας όποτε και όπου χρειάζεστε ή θέλετε να εργαστείτε.
Το σπίτι σας, ένα τοπικό καφέ, η αίθουσα αναμονής ενός αεροδρομίου, το αεροπλάνο, το δωμάτιο του ξενοδοχείου, η βιβλιοθήκη, ένας συνεργατικός απομακρυσμένος χώρος εργασίας ή ακόμα και ένα υπαίθριο πάρκο μπορεί να είναι ένας χώρος εργασίας, και ο εξοπλισμός που αναφέρεται εδώ θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό φορητό γραφείο.
1. Ένας εργαζόμενος που εργάζεται από απόσταση χρειάζεται έναν αξιόπιστο φορητό υπολογιστή
Στον πυρήνα του οπλοστασίου κάθε απομακρυσμένου εργαζομένου πρέπει να βρίσκεται ένας ισχυρός φορητός υπολογιστής. Όταν αγοράζετε αυτό το βασικό εργαλείο, παραμείνετε σταθεροί σε αυτό που γνωρίζετε και χρησιμοποιείτε ήδη αλλού. Για παράδειγμα, εάν ο κύριος υπολογιστής σας είναι υπολογιστής με Windows, και χρησιμοποιείτε κινητό τηλέφωνο Android παραμείνετε σε έναν φορητό υπολογιστή με windows. Αν εργάζεστε σε iMac ή χρησιμοποιείτε iPhone ή/και iPad, επενδύστε σε ένα MacBook Pro για να διασφαλίσετε την πλήρη συμβατότητα με τις υπόλοιπες συσκευές σας.
2. Ένας φορητός δίσκος SSD σας επιτρέπει να κάνετε αντίγραφα των δεδομένων σας και να τα χρησιμοποιείτε όταν το cloud δεν είναι προσβάσιμο
Ανάλογα με το από που εργάζεστε, μπορεί να μην υπάρχει διαθέσιμη μια γρήγορη, ασφαλής και αξιόπιστη σύνδεση στο Διαδίκτυο, ωστόσο για τον απομακρυσμένο εργαζόμενο, η δυνατότητα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας των σημαντικών δεδομένων, εγγράφων, αρχείων, φωτογραφιών, καθώς και του ίδιου του φορητού υπολογιστή σας, είναι απολύτως απαραίτητη. Για αυτό, σας είναι απαραίτητη μια αξιόπιστη και ανθεκτική εξωτερική μονάδα δίσκου (SSD) με αρκετή χωρητικότητα αποθήκευσης για να καλύψετε τις ανάγκες σας.
3. Ένα tablet μπορεί να προσφέρει μεγαλύτερη φορητότητα από έναν φορητό υπολογιστή
Εάν πρέπει να ταξιδέψετε χωρίς πολλές αποσκευές ή δεν έχετε το χώρο εργασίας για να πάρετε μαζί σας έναν φορητό υπολογιστή (όπως πχ όταν ταξιδεύετε με αεροπλάνο ή πούλμαν), ένα αξιόπιστο tablet προσφέρει συνήθως αρκετή υπολογιστική ισχύ για να χειριστεί βασικές εργασίες που σχετίζονται με την εργασία και πολλά άλλα (φωτογραφίες μουσική κλπ).
Ως εργαλείο παραγωγικότητας και επικοινωνίας, ένα tablet γίνεται ακόμα πιο ισχυρό όταν είναι συνδεδεμένο με ασύρματο πληκτρολόγιο και ποντίκι. Πολλά tablet λειτουργούν επίσης με γραφίδα ώστε να μπορείτε να γράψετε με το χέρι ή να σχεδιάσετε απευθείας στην οθόνη. Ρωτήστε επίσης τι διάρκεια ζωής έχει η μπαταρία του, πόσο ζυγίζει και αν μπορείτε να το συγχρονίσετε με τις άλλες συσκευές σας μέσω Bluetooth ή Cloud.
4. Η σύνδεση στο Internet είναι απαραίτητη όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως
Ανάλογα με το πού πρέπει να εργαστείτε, μια αξιόπιστη, γρήγορη και ασφαλής σύνδεση στο Internet είναι απαραίτητη και ένα δημόσιο hotspot Wi-Fi ενδέχεται να μην είναι πάντα διαθέσιμο. Έχοντας στη διάθεσή σας ένα προσωπικό (και ασφαλές) Wi-Fi hotspot μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία κινητής τηλεφωνίας 4G LTE (ή σε ορισμένες περιπτώσεις 5G) όπου και αν βρίσκεστε και να συνδέσετε τον υπολογιστή σας και όλες τις κινητές συσκευές σας.
Μια εναλλακτική λύση στη χρήση μιας ξεχωριστής προσωπικής συσκευής Wi-Fi hotspot είναι να αναβαθμίσετε την υπηρεσία κινητής τηλεφωνίας του smartphone σας για να συμπεριλάβετε τη δυνατότητα ενεργοποίησης και δημιουργίας ενός προσωπικού hotspot Wi-Fi, αλλά αυτή η επιλογή μπορεί να σας κοστίσει επιπλέον χρήματα.
5. Διατηρήστε τον εξοπλισμό σας φορτισμένο ό,τι και να γίνει
Θα υπάρξουν φορές όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως που δεν θα έχετε πρόσβαση σε ηλεκτρικές πρίζες ρεύματος ή όχι αρκετές πρίζες για να τροφοδοτήσετε ή / και να φορτίσετε τον υπολογιστή, τις κινητές συσκευές σας. Έχοντας μια power bank με μπαταρία στη διάθεσή σας, καθώς και ένα φορητό καλώδιο προέκτασης μπορεί να φανεί σωτήρια λύση.
6. Ο θόρυβος που ακυρώνετε από τα ακουστικά όταν τα ακουστικά είναι αυτά που πρέπει
Όταν πρέπει να εξαφανίσετε τον θόρυβο του περιβάλλοντος για να εστιάσετε σε αυτό που κάνετε ή να βεβαιωθείτε ότι ακούτε όλα όσα συμβαίνουν κατά τη διάρκεια μιας σημαντικής επιχειρηματικής κλήσης, η χρήση ακουστικών με ενσωματωμένο μικρόφωνο θα είναι επίσης ανεκτίμητη για την επαγγελματική σας ζωή μακριά από το σπίτι.
7. Λύστε τις ανάγκες εκτύπωσης ενώ βρίσκεστε εν κινήσει
Πολλοί άνθρωποι που εργάζονται εξ αποστάσεως έχουν ανάγκη για έναν εκτυπωτή, αλλά δεν μπορούν πάντα να συνδεθούν με τους εκτυπωτές που προσφέρονται από το επιχειρηματικό κέντρο ενός ξενοδοχείου, για παράδειγμα. Το να μπορείτε να μεταφέρετε τον δικό σας εκτυπωτή σημαίνει ότι μπορείτε να εκτυπώσετε από σχεδόν οπουδήποτε.
Η δυνατότητα εκτύπωσης εγγράφων σε κανονικό χαρτί letter ή legal size (και σε ασπρόμαυρο ή πλήρες χρώμα) προσφέρει τη δυνατότητα μετατροπής ενός απομακρυσμένου χώρου εργασίας σε ένα πλήρως λειτουργικό απομακρυσμένο γραφείο. Υπάρχουν φορητοί εκτυπωτές ψεκασμού (πχ Canon PIXMA TR150) ζυγίζουν ελάχιστα και χωράνε εύκολα σε χαρτοφύλακα ή χειραποσκευή. Συνδέστε τον στον φορητό υπολογιστή σας μέσω καλωδίου ή ασύρματα.
8. Μετατροπή εκτυπωμένων σελίδων και αποδείξεων σε ψηφιακά έγγραφα με φορητό σαρωτή
Για έναν απομακρυσμένο εργαζόμενο, η μεταφορά πολλών εγγράφων μπορεί να είναι δύσκολη . Η δυνατότητα μετατροπής υλικών που βασίζονται σε χαρτί σε ψηφιακά αρχεία και σάρωση αποδείξεων εξόδων από οπουδήποτε μπορεί να είναι μια τεράστια εξοικονόμηση χρόνου και χώρου. Εκτός από τους ειδικούς φορητούς σαρωτές, σχεδόν σε όλα τα κινητά τηλέφωνα νέας γενιάς περιλαμβάνεται εφαρμογή σαρωτή.
Τέλος έχετε πάντα τη δυνατότητα να φωτογραφήσετε τα έντυπά σας με το κινητό σας και να τα αποθηκεύσετε ως PDF (εκτύπωση > επιλέγετε τον εικονικό εκτυπωτή pdf > αποθήκευση ως pdf).
9. Ένα smartphone είναι το απόλυτο εργαλείο επικοινωνίας
Έχοντας το σωστό smartphone θα σας επιτρέψει να κάνετε πολλά περισσότερα από το να λαμβάνετε κλήσεις, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μηνύματα κειμένου ενώ είστε έξω. Θα μπορούσε να σας δώσει πρόσβαση σε βασικά αρχεία που σχετίζονται με την εργασία σας μέσω του cloud, θα σας επιτρέψει να συμμετέχετε σε μια βιντεοκλήση ή σύσκεψη ή θα σας βοηθήσει να οργανώσετε το χρόνο και τον φόρτο εργασίας σας με αποτελεσματικό τρόπο με τις διάφορες εφαρμογές που είναι προεγκατεστημένες ή θα προσθέσετε εσείς. Και αυτό είναι μόνο η αρχή. Γι αυτό φροντίστε να επιλέξετε ένα smartphone που είναι συμβατό και θα συγχρονίζεται για να μοιράζεται εύκολα δεδομένα με τους υπολογιστές και τα tablet σας, οπότε αυτό που χρειάζεστε να είναι πάντα διαθέσιμο όταν και όπου το χρειάζεστε.
10. Εγγραφείτε σε ένα VPN δίκτυο για να βελτιώσετε την ασφάλειά σας στο διαδίκτυο
Ένα εικονικό ιδιωτικό δίκτυο (VPN) είναι μια εφαρμογή που εγκαθιστάτε στον υπολογιστή, το smartphone και το tablet σας. Χρησιμοποιείται κυρίως για την αυτόματη κρυπτογράφηση όλων των εισερχόμενων και εξερχόμενων δεδομένων σας και την απόκρυψη της τοποθεσίας σας, καθιστώντας πολύ πιο δύσκολο (αν όχι αδύνατο) για τους χάκερ να υποκλέψουν αυτό που κάνετε όταν χρησιμοποιείτε Wi-Fi για να συνδεθείτε στο Διαδίκτυο.
Αν εργάζεστε συχνά από αεροδρόμια, ξενοδοχεία, καφετέριες ή χρησιμοποιείτε δημόσια Wi-Fi hotspots για να αποκτήσετε πρόσβαση στο Διαδίκτυο, η χρήση ενός VPN είναι ένα βασικό εργαλείο ασφαλείας που θα πρέπει να εκμεταλλευτείτε. Λάβετε υπόψη ότι μια συνδρομή VPN (διαθέσιμη για λιγότερο από 10 $ ανά μήνα) θα λειτουργεί με όλους τους δικούς σας υπολογιστές και κινητές συσκευές, αλλά η εφαρμογή VPN πρέπει να εγκατασταθεί σε κάθε υπολογιστή ή κινητή συσκευή ξεχωριστά. Η NordVPN ης Norton είναι η πλέον διαδεδομένη, αλλά με έρευνα στο διαδίκτυο θα ανακαλύψετε περισσότερες.
11. Μικροπράγματα που θα κάνουν τη δουλειά σας πιο εύκολη.
- Ανάψτε το φως στις απομακρυσμένες βιντεοκλήσεις σας. Φωτίστε το πρόσωπό σας με ένα φως. Η συμμετοχή σε βιντεοκλήσεις και εικονικές διασκέψεις είναι συνήθως ένα σημαντικό μέρος της ημέρας ενός απομακρυσμένου εργαζομένου. Το να βασίζεστε στο διαθέσιμο φως του χώρου από τον οποίο τυχαίνει να εργάζεστε δεν είναι πάντα αρκετό για να σας βλέπουν οι άνθρωποι με τους οποίους επικοινωνείτε. Έτσι, έχοντας ένα μικρό αλλά ισχυρό φως στη διάθεσή σας θα σας επιτρέψει να ρίξετε φως στον εαυτό σας και τον απομακρυσμένο χώρο εργασίας σας.
- Η στήριξη της κάμερας και του μικροφώνου απαιτούν ένα μικρό και ελαφρύ επιτραπέζιο τρίποδο .
- Τα ασύρματα πληκτρολόγια και ποντίκια θα σας βοηθήσουν να είστε πιο παραγωγικοί.
- Μεταφέρετε τον εξοπλισμό σας με ασφάλεια. Μόλις συγκεντρώσετε όλο τον εξοπλισμό που χρειάζεστε για να είστε παραγωγικοί εξ αποστάσεως, είναι σημαντικό να είστε σε θέση να συσκευάζετε και να μεταφέρετε τα πάντα με ασφάλεια και αποτελεσματικότητα, ώστε να ξοδεύετε λιγότερο χρόνο συσκευάζοντας και αποσυσκευάζοντας και περισσότερο χρόνο δουλεύοντας εκτός ενός παραδοσιακού γραφείου. Μια καλή τσάντα για τα παραπάνω εργαλεία θα σας βοηθήσει να τα αποθηκεύσετε, να ταξιδέψετε με άνεση και να οργανώσετε όλο τον εξοπλισμό σας και να είστε σε θέση να δημιουργήσετε γρήγορα έναν αποτελεσματικό χώρο εργασίας όπου και αν βρίσκεστε.
Πηγή:
ForbesVetted, Jason R. RichForbes Staff
Το άρθρο αποτελεί μέρος του υλικού των σεμιναρίων για το Πιστοποιημένο Στέλεχος Γραμματείας (επίπεδα 02 και 03) και της εξειδίκευσης Virtual Assistant.
