5 βασικές δεξιότητες της/του γραμματέως και πως μπορείτε να τις αναφέρετε στο βιογραφικό σας
1. Διαχείριση μεγάλων εγγράφων
Ένα μεγάλο έγγραφο είναι αυτό το οποίο αποτελείται από πολλές σελίδες και είναι συνήθως χωρισμένο σε ενότητες ή/και κεφάλαια.
Δείτε πως μπορείτε να αναφέρεται τη διαχείριση των μεγάλων εγγράφων στο βιογραφικό σας:
«Πολύ καλή στη διαχείριση μεγάλων (πολυσέλιδων) εγγράφων με τη χρήση των τελευταίων εκδόσεων του λογισμικού Microsoft Word, συμπεριλαμβανομένης της μορφοποίησης παραγράφων και του πίνακα περιεχομένων με τη χρήση των διαφόρων στυλ, καθώς και την αλλαγή ενοτήτων για τη δημιουργία διαφορετικών ανά ενότητα ή κεφάλαιο κεφαλίδων και υποσέλιδων.»
2. Προγραμματισμός Ραντεβού
Η διαδικασία προγραμματισμού ραντεβού περιλαμβάνει την εύρεση αμοιβαία ελεύθερου χρόνου, την αποστολή υπενθυμίσεων και τη δημιουργία νέων ραντεβού. Ο προγραμματισμός συναντήσεων είναι σημαντικός για να διασφαλιστεί ότι οι χρόνοι των διαδοχικών συσκέψεων δεν επικαλύπτονται.
Δείτε πώς χρησιμοποιείται ο προγραμματισμός συναντήσεων στα βιογραφικά γραμματέων:
«Παροχή διοικητικής βοήθειας σε Ειδικά Έργα (projects) και o προγραμματισμός συναντήσεων της ομάδας έργου, συμπεριλαμβανομένης και επεξεργασίας της ατζέντας και των πρακτικών.»
3. Απάντηση σε εισερχόμενες κλήσεις ως μέρος της επικοινωνίας με συνεργάτες
Δείτε πώς χρησιμοποιείται η συγκεκριμένη δεξιότητα στα βιογραφικά γραμματέων:
«Η υποδοχή εισερχομένων κλήσεων και η απομαγνητοφώνηση τους, η αξιολόγηση και η μεταφορά των γραμμών στα αρμόδια τμήματα.»
4. Οργάνωση ταξιδίων
Δείτε πώς μπορείτε να αναφέρετε τη συγκεκριμένη δεξιότητα στο βιογραφικό σας σημείωμα.
«Χειρισμός της οργάνωσης και του συντονισμού των εγχώριων και διεθνών ταξιδιωτικών μετακινήσεων του προϊσταμένου του τμήματος και των υψηλόβαθμων στελεχών της εταιρείας. Επιλογή των κατάλληλων δρομολογίων και ξενοδοχείων καθώς και η επιβεβαίωση των προγραμματισμένων συναντήσεων.»
5. Αρχειοθέτηση και διατήρηση του αρχείου σε άριστη κατάσταση.
Δείτε πώς μπορείτε να αναφέρετε τη συγκεκριμένη δεξιότητα στο βιογραφικό σας σημείωμα.
«Διατήρηση αποτελεσματικών και καλά οργανωμένων ηλεκτρονικών και έντυπων αρχείων, συμπεριλαμβανομένων και των εμπιστευτικών αρχείων πελατών και προσωπικού.
