Τι είναι ο κανόνας των 5 και πως μπορεί να εφαρμοστεί την καθημερινή εργασία μας;
Ο κανόνας των πέντε είναι απλά να επικοινωνήσεις:
• Δύο εργασίες στις οποίες εργάζεσαι σήμερα.
• Δύο εργασίες στις οποίες σκοπεύεις να εργαστείς στη συνέχεια
• Μια εργασία στην οποία οι συνεργάτες σου περιμένουν ότι εργάζεσαι, αλλά δεν το κάνεις.
Ας το αναλύσουμε αυτό γιατί ξέρω ότι για πολλές/ους Γραμματείς, το να μοιράζονται ότι κάνουν μόνο 2 πράγματα σε μια μέρα ακούγεται τρομακτικό (ποιος κάνει μόνο δύο πράγματα σε μια μέρα!);
Επικοινωνήστε τις προτεραιότητες σας στον προϊστάμενό σας
Ο κανόνας των πέντε έχει σχεδιαστεί για να κρατά ενήμερο τον προϊστάμενό σας για τη δουλειά που κάνετε, με τι ασχολείστε δηλαδή. Δεν χρειάζονται να αποδείξετε ότι είστε απασχολημένοι. Αυτό το γνωρίζει ήδη. Αυτό που θέλει να μάθει είναι πού εστιάζετε και ποιες είναι οι προτεραιότητες σας.
Ναι, θα υπάρξουν και άλλες εργασίες που ολοκληρώνετε σε μια μέρα, αλλά ποιες δύο εργασίες έχουν προτεραιότητα και απαιτούν την προσοχή σας; Αυτές είναι οι δουλειές που πρέπει να μοιραστείτε με τον προϊστάμενό σας
Αφού περιγράψετε λεπτομερώς τις δύο κύριες εργασίες που έχουν προτεραιότητα, το επόμενο βήμα στον κανόνα των πέντε είναι να μοιραστείτε αυτά που έχετε προγραμματίσει για τη συνέχεια.
Οι δύο εργασίες με τις οποίες σκοπεύετε να ασχοληθείτε στη συνέχεια
Ενημερώνοντας τον προϊστάμενό σας για τις δύο επόμενες εργασίες με τις οποίες θα ασχοληθείτε, δείχνει ότι έχετε σχεδιάσει τα επόμενα βήματά σας και έχετε δημιουργήσει έναν ρεαλιστικό οδικό χάρτη καθηκόντων. Θα βοηθήσει εσάς αλλά και τους άλλους γύρω σας να αξιολογήσουν τι έρχεται στη συνέχεια και να ενεργήσετε όλοι μαζί ανάλογα (αν είναι απαραίτητο…). Εάν ο προϊστάμενός γνωρίζει τι θα ακολουθήσει έχει μια σαφή εικόνα για το πότε να αναμένει ότι θα ολοκληρωθεί η εργασία.
Διαφανείς επικοινωνίες
Το τελευταίο μέρος του κανόνα των πέντε (η εργασία που όλοι νομίζουν ότι κάνετε αλλά εσείς δεν έχετε ξεκινήσει ακόμη), δείχνει ότι έχετε ειλικρινή και διαφανή επικοινωνία με τον διευθυντή σας. Σας βοηθά επίσης να διαχειριστείτε τις προσδοκίες του. Ενημερώνοντας γι αυτές τις εργασίες που οι άλλοι περιμένουν ότι εργάζεστε αλλά δεν το κάνετε (και αυτό μπορεί να οφείλεται σε διάφορους λόγους) δείχνει την καθημερινή σας πραγματικότητα.
Τώρα ο λόγος που δεν ασχολείστε με την συγκεκριμένη εργασία πρέπει να εξηγηθεί. Θα μπορούσε πχ να είναι ότι είστε πολύ απασχολημένοι, ή δεν είναι προτεραιότητα για τους στόχους σας, ή δεν ταιριάζει με τη στρατηγική του τμήματός σας, ή το έχετε αναβάλει γιατί περιμένετε από άλλους ανθρώπους να σας δώσουν λεπτομέρειες και οδηγίες. Όποιος και αν είναι ο λόγος, έχοντας αυτή την ικανότητα να συζητήσετε γιατί δεν εργάζεστε κάνει τη διαχείριση προσδοκιών πολύ πιο εύκολη.
Γιατί όταν οι προσδοκίες συναντούν την πραγματικότητα, είναι ικανοποιητικό για όλους.
Πηγή: Βασισμένο σε ένα άρθρο του καθηγητή
