Μια αληθινή ιστορία
Είστε έτοιμοι να αναβαθμίσετε τις δεξιότητές σας στη διαχείριση email;
Διαβάστε αυτή την προσωπική μου ιστορία!
Όταν έμαθα για έναν πελάτη που έψαχνε για έναν βοηθό για να καθαρίσει τα εισερχόμενα του και να διαχειριστεί το email του, σκέφτηκα: "Να η ευκαιρία μου! Αυτό είναι σίγουρα κάτι που μπορώ να κάνω.»
Αλλά όταν τελειώσαμε τα διαδικαστικά και μου δόθηκαν οι κωδικοί εισόδου στον εν λόγω λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και είδα τα 20.000 +/- μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρειάζονταν "καθάρισμα" σκέφτηκα, "Ωχ, τι κάνουμε τώρα;!"
Ένα μήνα, 20 ώρες και 20.000 email αργότερα όχι μόνο πέτυχα το άπιαστο inbox zero αλλά και το διατηρώ αφού εξακολουθώ να διαχειρίζομαι τον συγκεκριμένο λογαριασμό.
Θέλετε να μάθετε πώς το έκανα; Ελάτε να σας δείξω πώς πέτυχα το inbox zero για τον πελάτη μου.
Τι είχαμε λοιπόν;
- Έναν επιχειρηματία αγχωμένο λόγω έλλειψης χρόνου με ένα εκτός ελέγχου inbox.
- Μια rockstar Virtual Assistant (Email wiz), φανατική του inbox zero.
- Ένα πρόβλημα που ζητούσε μια λύση.
Τα πρώτα βήματα
Πρώτα απ 'όλα, ξεκίνησα ορίζοντας τις κατάλληλες προσδοκίες για τον πελάτη μου και τον εαυτό μου. Του εξήγησα ότι “το καθάρισμα» θα είναι μια χρονοβόρα διαδικασία που θα την υλοποιούσα παράλληλα με την παρακολούθηση των καθημερινά εισερχόμενων emails.
Το σημαντικό ήταν ότι γνώριζα τον πελάτη (πελάτισσα στην συγκεκριμένη περίπτωση) και την «γειτονιά» του, τον κλάδο στον οποίο δραστηριοποιείται.
Μόλις μου έδωσε τους κωδικούς σύνδεσης, συνδέθηκα στον λογαριασμό για να δω με την ησυχία μου τι κατάσταση θα αντιμετωπίσω. Η πελάτισσά μου χρησιμοποιεί το Gmail (το οποίο είναι αρκετά συνηθισμένο), οπότε το να μου δώσει πρόσβαση στον λογαριασμό της ήταν απλό.
Έλεγξα τα εισερχόμενα, τις ετικέτες (ή τους φακέλους) και τις δευτερεύουσες ετικέτες τους. Σημείωσα συγκεκριμένες προβληματικές περιοχές ή πράγματα που πίστευα ότι μπορώ να βελτιώσω. Για παράδειγμα, η πελάτισσά μου είχε δεκάδες μοναδικές ετικέτες αλλά και ετικέτες με παρόμοια ονόματα, οπότε δεν είναι περίεργο που δεν μπορούσε να βρει τίποτα μέσω της αναζήτησης μηνυμάτων! Μπορούσα να δω αμέσως τι έπρεπε να διορθώσω...
Το επόμενο πράγμα που έπρεπε να κάνω ήταν να πραγματοποιήσω μια κλήση Skype για να ξεκαθαρίσουμε ορισμένα πράγματα.
Προτείνω να κάνετε το ίδιο και να χρησιμοποιήσετε το Trello, ή ένα CRM, ή έστω ένα απλό Excel για να έχετε ένα μέρος που μπορείτε να καταγράφετε ερωτήσεις ή προβληματισμούς που θα προκύπτουν και τις προτεινόμενες διαδικασίες. Αυτό θα επιτρέπει σε εσάς και τον πελάτη σας τον συνεχή έλεγχο της προόδου της εργασίας. Εξηγήστε από την αρχή πως θα εργαστείτε.
Κανόνας οργάνωσης #1!
Αυτός ο κανόνας είναι διαφορετικός για κάθε πελάτη που θέλει μια παρόμοια εργασία. Κάποιοι ίσως θέλουν να κρατήσουν τα πάντα από μια συγκεκριμένη ημερομηνία και μετά, ή ίσως προτιμούν να διαγράψουν emails μόνο από συγκεκριμένες κατηγορίες.
Για την πελάτισσά μου όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των συναδέλφων της, τα ενημερωτικά δελτία της υπηρεσίας στην οποία εργάζονταν, οι μηνιαίες καταστάσεις μαθητών, οι τραπεζικές καταστάσεις, οι ενημερώσεις των εφαρμογών που χρησιμοποιεί κ.λπ. ήταν απαραίτητα.
Όλων των χρόνων; ρώτησα
Ήταν επίσης απαραίτητα και τα ενημερωτικά δελτία σελίδων όπου έκανε εγγραφή για να πάρει κάτι και μετά τα προσπερνούσε αδιάφορα; Προκειμένου να ελαχιστοποιήσω τον όγκο τη ρώτησα από ποιες σελίδες θέλει να κάνω απεγγραφή.
Μια νέα αρχή!
Στην περίπτωση της πελάτισσας μου, συνειδητοποίησα γρήγορα ότι θα χρειαζόμασταν ένα γενναίο ξεκαθάρισμα. Τα εισερχόμενα ήταν γεμάτα και υπήρχαν δεκάδες ετικέτες και υπο-ετικέτες.
Ξεκίνησα από τη Διαχείριση ετικετών: Κράτησα τις ετικέτες του συστήματος και συγχώνευσα/μετονόμασα/διέγραψα τις ετικέτες που υπήρχαν ήδη ελέγχοντας τα περιεχόμενά τους. Δημιούργησα νέες ετικέτες και υπο-ετικέτες όπου ήταν απαραίτητο. πχ
Συνταγές
–> Συνταγές 2021
–> Συνταγές 2020
–> Συνταγές 2019
Ξεκαθάρισμα Εισερχομένων – Δημιουργία Φίλτρων
Σειρά είχαν τώρα τα Εισερχόμενα. Παρατήρησα ότι υπήρχαν email επαναλαμβανόμενα (κάθε εβδομάδα, κάθε μήνα κλπ) από τους ίδιους παραλήπτες.
Επέλεξα το πρώτο και από τις τρεις τελίτσες στο τέλος της μπάρας, επέλεξα Φιλτράρισμα παρόμοιων μηνυμάτων.
Στα μηνύματα που εμφανίστηκαν επέλεξα ποια θα πάνε Αρχειοθέτηση (πχ τα παλαιότερα από ένα μήνα αφού η πελάτισσα δεν ήθελε να διαγράψω κανένα και να μπορεί να τα βλέπει από τον φάκελο «Όλη η αλληλογραφία») ενώ τα μηνύματα του τελευταίου μήνα θα πήγαιναν αυτόματα στον φάκελο Nicky με βάση τις ετικέτες που είχα επιλέξει με την πελάτισσά μου και τον κανόνα που είχα ορίσει.
Επιτέλους! Είχα καταφέρει να δημιουργήσω τις προϋποθέσεις για το ονειρεμένο Zero Inbox!
Με παρόμοιο τρόπο μπορείς να διαχειριστείς και ένα λογαριασμό στο Outlook.
To άρθρο είναι μέρος του ανανεωμένου υλικού του σεμιναρίου Mastering email: Gmail vs Outlook https://www.interactive-education.gr/plerophorike/mastering-email.html
