Data Entry - Καταχώρηση δεδομένων

Μια "εύκολη" Δουλειά από το σπίτι

Ένα από τα σημαντικότερα γρανάζια στην εύρυθμη λειτουργία της κάθε επιχείρησης αποτελεί η συλλογή και η επεξεργασία των δεδομένων που προκύπτουν καθημερινά. Για τη συγκεκριμένη εργασία οι εταιρείες (και λόγω πανδημίας) προτιμούν εξωτερικούς συνεργάτες οι οποίοι αμείβονται με την ώρα.
Η καταχώρηση δεδομένων είναι μια από τις πιο εύκολες εργασίες για να δουλέψετε από το σπίτι. Το μόνο που χρειάζεστε είναι να είστε καλοί στην πληκτρολόγηση, προσεκτικοί και να γνωρίζετε τις βασικές εφαρμογές (Word, Excel) τουλάχιστον σε βασικό επίπεδο.

Η εργασία καταχώρησης δεδομένων μπορεί να περιλαμβάνει:
• Μεταφορά δεδομένων από έντυπη μορφή σε αρχεία υπολογιστή χρησιμοποιώντας πληκτρολόγιο ή οπτικούς σαρωτές (scanner).
• Πληκτρολόγηση δεδομένων που παρέχονται απευθείας από τους πελάτες,
• Δημιουργία υπολογιστικών φύλλων με μεγάλο όγκο αριθμών χωρίς λάθη,
• Επαλήθευση δεδομένων συγκρίνοντάς τα με τα πηγαία έγγραφα.
• Ενημέρωση υφιστάμενων δεδομένων.
• Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας για τη διασφάλιση της διατήρησης δεδομένων.
• Ταξινόμηση και οργάνωση αρχείων μετά την εισαγωγή των δεδομένων για να εξασφαλισθεί ότι δεν θα χαθούν.

Περιγραφή θέσης εργασίας
Ο ιδανικός υποψήφιος πρέπει να είναι εξοικειωμένος με τους υπολογιστές και γρήγορος στην πληκτρολόγηση, να δίνει προσοχή στη λεπτομέρεια. Η κατανόηση των αρχών εμπιστευτικότητας των δεδομένων είναι δεδομένη.

Απαιτήσεις
• Γρήγορη πληκτρολόγηση (τυφλό σύστημα). Αν εργάζεστε από το σπίτι ταχύτητα σημαίνει μεγαλύτερη παραγωγή.
• Πολύ καλή γνώση εργαλείων επεξεργασίας κειμένου και υπολογιστικών φύλλων (MS Office Word, Excel, κ.λπ.).
• Βασικές γνώσεις εξοπλισμού γραφείου, υπολογιστών και περιφερειακών συσκευών.
• Βασική κατανόηση βάσεων δεδομένων (MS Access).
• Μεγάλη προσοχή στη λεπτομέρεια.
• Απολυτήριο λυκείου ή ισοδύναμο.

OFFLINE DATA ENTRY
Το Offline Data Entry δεν προϋποθέτει την χρήση του διαδικτύου για την περαίωση του έργου. Η καταχώρηση των δεδομένων γίνεται σε λογισμικό που θα συμφωνηθεί και θα καλύπτει τις ανάγκες του project και η παράδοση των αρχείων γίνεται σε φορητά οπτικοακουστικά μέσα (CD, DVD, USB Sticks, Εξωτερικός Σκληρός Δίσκος) ή αναρτάται στο cloud στον χρόνο που θα ζητηθεί.

ONLINE DATA ENTRY
Το Online Data Entry προϋποθέτει την χρήση διαδικτύου για την περαίωση του έργου. Η καταχώρηση γίνεται real time στο λογισμικό ή την web εφαρμογή που θα υποδείξει ο πελάτης. Έτσι του δίνεται η δυνατότητα να ελέγχει την πορεία υλοποίησης του έργου και να εργάζεται παράλληλα πάνω στα στοιχεία που καταχωρούνται.
Ενδεικτικά παραδείγματα:
• Καταχώρηση προϊόντων σε e-shop
• Online συλλογή δεδομένων και τεκμηρίωση
• Καταχώρηση ερευνών, ερωτηματολογίων

Επεξεργασία Δεδομένων
Μία από τις κυριότερες ανάγκες που γεννά η καταχώρηση δεδομένων ( Data Entry ) είναι η επεξεργασία τους. Η συλλογή και απομόνωση συγκεκριμένων στοιχείων, η στατιστική απεικόνιση, η Ψηφιοποίηση αρχείων (Digitization) και εικόνων και η τεκμηρίωση τους αποτελούν κομμάτια της συγκεκριμένης κατηγορίας που διαμορφώνεται ανάλογα με τις απαιτήσεις του κάθε project.
Να σημειώσουμε πως όλες οι παραπάνω υπηρεσίες μπορούν να συνδυαστούν ώστε να εναρμονιστούν με τα θέλω της κάθε επιχείρησης ή τις απαιτήσεις κάθε πελάτη.
Ο τύπος των αρχείων που θα προκύψει και το μέσο παράδοσης καθορίζεται από κοινού με τον ενδιαφερόμενο ο οποίος έχει την δυνατότητα να αποστείλει το προς μετατροπή υλικό είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε μέσω upload σε ασφαλή ftp server της ιστοσελίδας μας.

Παρεμφερείς εργασίες (απαιτούν περισσότερες δεξιότητες)
1. Απομαγνητοφώνηση
Πρόκειται για παρεμφερή υπηρεσία όπου καλείστε να απομαγνητοφωνήσετε και να καταγράψετε τα κείμενα σε εφαρμογές όπως Word, Excel κλπ. Απαιτεί γρήγορη πληκτρολόγηση και ίσως εξειδικευμένες συσκευές (pental)

2. Εξαγωγή δεδομένων
Η αξιοποίηση πληροφοριών από διάφορες πηγές είναι ζωτικής σημασίας για τη λήψη αποφάσεων. Η εξαγωγή δεδομένων είναι εξαιρετικά χρήσιμη για την ανάκτηση δεδομένων και την περαιτέρω επεξεργασία ή αποθήκευσή τους, από διαφορετικές πηγές και μέσα. Ωστόσο, είναι και πολύ χρονοβόρα και μπορεί να οδηγήσει σε πολλά σφάλματα, εάν δεν ολοκληρωθεί αποτελεσματικά.
Περιλαμβάνει την ανάκτηση δεδομένων από μία ή περισσότερες πηγές, όπως για παράδειγμα ο παγκόσμιος ιστός (internet). Στη συνέχεια, αυτά τα δεδομένα αναλύονται και μορφοποιούνται σύμφωνα με τις απαιτήσεις του πελάτη.

Η εξαγωγή δεδομένων περιλαμβάνει:
• Αναζήτηση και διαχείριση πληροφοριών
• Έρευνα και αναφορές στο Internet
• Έρευνα αγοράς για προϊόντα, υπηρεσίες με τις αντίστοιχες τιμές
• Αναζήτηση εκπαιδευτικού υλικού
• Δημιουργία λίστας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, στοιχείων επικοινωνίας και αναφορές ιστότοπων

4. Αναζήτηση και Εισαγωγή εικόνων
Η εισαγωγή εικόνων είναι μια χρονοβόρα και περίπλοκη διαδικασία. Μπορείτε να προσφέρετε υπηρεσίες που περιλαμβάνουν ενημερώσεις εισαγωγής δεδομένων εικόνας, ανάκτηση και αποθήκευση εικόνων, σάρωση εικόνων υψηλής ποιότητας, δημιουργία ευρετηρίων και κωδικοποίησης εικόνων για εύκολη αναζήτηση και οργανωμένη αποθήκευση. Μπορούμε να χειριστούμε μεγάλα έργα που περιλαμβάνουν χιλιάδες σελίδες και εικόνες. Οι εικόνες μπορούν να είναι σε οποιαδήποτε μορφή, όπως BMP, JPEG, GIF, PNG και TIFF.
Οι εικόνες μπορούν να εισαχθούν σε οποιαδήποτε επιλεγμένη μορφή όπως βάσεις δεδομένων και υπολογιστικά φύλλα.
Η εισαγωγή εικόνων περιλαμβάνει:
• Εισαγωγή σκαναρισμένων εικόνων (Scanned Images Data Entry)
• Καταγραφή εικόνων (Image Capturing)
• Ταξινόμηση εικόνων (Image Sorting)
• Αποθήκευση και ανάκτηση εικόνας (Image Storage and Retrieval)
• Δημιουργία ευρετηρίων εικόνας (Image indexing)
• Δημιουργία βάσεων δεδομένων από εικόνες (Databases Creation from Images)
• Εισαγωγή εικόνων σε Excel (Images Data Entry to Excel)
• Μετατροπή εικόνων σε διαφορετική μορφοποίηση όπως BMP, JPEG, GIF, PNG, TIFF, PDF, κ.λπ. (Convert images to a different file format like BMP, JPEG, GIF, PNG, TIFF, PDF, etc.)

5. Εμπλουτισμός δεδομένων
Ο εμπλουτισμός δεδομένων είναι η διαδικασία βελτίωσης των υφιστάμενων πληροφοριών με τη συμπλήρωση ελλιπών δεδομένων. Τυπικά, ο εμπλουτισμός δεδομένων επιτυγχάνεται με τη χρήση εξωτερικών πηγών δεδομένων, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι συμβαίνει πάντα.
Σε μεγάλες εταιρείες ή ομίλους, με διαφορετικά συστήματα και κατακερματισμένες πληροφορίες, ο εμπλουτισμός των δεδομένων είναι απαραίτητος ώστε να μπορούν αυτά να αξιοποιηθούν αποτελεσματικά. Για παράδειγμα, κατά τη μεταφορά δεδομένων, όπου οι πληροφορίες των πελατών είναι κατακερματισμένες μεταξύ πολλών συστημάτων και τα δεδομένα από ένα σύστημα χρησιμοποιούνται για να συμπληρώσουν τα δεδομένα από κάποιο άλλο και να σχηματίσουν ένα πληρέστερο αρχείο δεδομένων.

Ο εμπλουτισμός δεδομένων μπορεί να περιλαμβάνει:
• Απαλλαγή δεδομένων από άκυρα ΑΦΜ, τηλεφωνικούς αριθμούς που δεν ισχύουν, παλιά και μη έγκυρα στοιχεία επικοινωνίας, λανθασμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πληροφορίες που λείπουν, κτλ.

• Διόρθωση δεδομένων από ορθογραφικά ή άλλα σφάλματα και κάθε απαιτούμενη βελτίωση αυτών.

• Αναζήτηση και συμπλήρωση στοιχείων επικοινωνίας και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να δημιουργεί μια έγκυρη λίστα με πλήρη και σωστά δεδομένα.

• Φιλτράρισμα και διόρθωση μη έγκυρων ή πολλαπλών εγγραφών.

• Έλεγχος και ανίχνευση δεδομένων που έχουν εξαχθεί από βάσεις και αρχεία δεδομένων, σύμφωνα με τα κριτήρια που επιθυμείτε.

6. Μετατροπή από και προς PDF
Η μετατροπή από και προς PDF περιλαμβάνει:
• Τη μετατροπή αρχείων διαφόρων τύπων όπως εγγράφων του Word και υπολογιστικών φύλλων του Excel, σε αρχεία PDF.
• Τη μετατροπή αρχείων PDF, σε αρχεία άλλων τύπων όπως εγγράφων του Word και υπολογιστικών φύλλων του Excel.
• Την προσθήκη σε υπάρχοντα αρχεία PDF, σε οποιοδήποτε μέρος του αρχείου, δεδομένων από αρχεία άλλων τύπων όπως έγγραφα και εικόνες.

7. Δημιουργία προσαρμοσμένων λιστών δεδομένων
Η δημιουργία προσαρμοσμένων λιστών δεδομένων μπορεί περιλαμβάνει:
• Σύνταξη λίστας δεδομένων για στοιχεία επικοινωνίας όπως τηλέφωνα, διευθύνσεις, ταχυδρομικούς κώδικες, κτλ.
• Σύνταξη λίστας πελατολογίου με προσαρμοσμένα στοιχεία σύμφωνα με τις ανάγκες των πελατών.
• Σύνταξη λίστας διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ποια μπορεί να είναι η αμοιβή;
Εξαρτάται από το μέγεθος του έργου και τη σχέση εργασίας (πρόσληψη ή ελεύθερη συνεργασία). Ένας μέσος όρος για τα Ελληνικά δεδομένα μπορεί να είναι 7-8€/ώρα. Σε ιστοχώρους του εξωτερικού μπορεί να βρείτε υψηλότερες τιμές, αλλά απαιτείται καλή γνώση των Αγγλικών.

Σε ποιους μπορώ να απευθυνθώ;
Σε όλα τα μεγάλα portal εργασίας (Indeed, Kariera.gr, Job Find κλπ) υπάρχουν πολλές αγγελίες αλλά μπορείτε να καταχωρήσετε και εσείς τη δική σας αγγελία εύρεσης εργασίας.

Κάτι βασικό που πρέπει να γνωρίζετε είναι ότι οι εταιρίες θα σας ζητήσουν αποδεικτικό για την πληρωμή που θα σας κάνουν. Αυτό σημαίνει οτι θα πρέπει να νομιμοποιήσετε τις υπηρεσίες που προσφέρετε. Μιλήστε με έναν λογιατή.

Προτεινόμενα σεμινάρια για τη βελτίωση των δεξιοτήτων σας

1. MS Word και MS Excel σε βασικό και προχωρημένο επίπεδο.

2. Τυφλό σύστημα πληκτρολόγησης

3. Virtual Assistant

Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας μέσω της φόρμας επικοινωνίας https://www.interactive-education.gr/phorma-endiapherontos.html αναγράφοντας στα σχόλια το θέμα σας.

Προηγούμενο άρθρο

Οι λάθος φράσεις που λες στα meetings και πως να τις διορθώσεις

Επόμενο άρθρο

Οι χώροι εργασίας μετά την πανδημία