Virtual Assistant (Γραμματέας εξ αποστάσεως)

Τι είναι και τι δεν είναι οι Virtual Assistants;

Θα ήμουν ήδη πλούσια αν μου έδιναν μισό ευρώ κάθε φορά που μου κάνουν αυτή την ερώτηση... Η απάντηση ειναι απλή και βρίσκεται μπροστά σας. Περιέχεται στον τίτλο!

Virtual assistant= απομακρυσμένη βοηθός

Ο όρος ειναι σχετικά καινούριος στην Ελληνική αγορά εργασίας και υπάρχει μια σύγχυση σχετικά με το τι είναι και τι δεν ειναι μια/ένας virtual assistant, με αποτέλεσμα πολλές φορές να δημιουργούνται παρεξηγήσεις μεταξύ των virtual assistants και των πελατών τους. Ας προσπαθήσουμε λοιπόν να ξεκαθαρίσουμε τα πράγματα.

Τι είναι οι virtual assistants

• Είναι εξωτερικοί συνεργάτες που εργάζονται από τον δικό τους χώρο.
• Είναι ελεύθεροι επαγγελματίες ή ιδιοκτήτες μιας επιχείρησης οι οποίοι κατέχουν συγκεκριμένες δεξιότητες και τις χρησιμοποιούν για να εξυπηρετήσουν έναν “πελάτη” τους.
• Είναι ελεύθεροι επαγγελματίες που εξυπηρετούν άλλους επαγγελματίες οι οποίοι δεν έχουν τον χρόνο ή τις δεξιότητες που απαιτούνται για την ολοκλήρωση συγκεκριμένων εργασιών.
• Ειναι αξιόπιστοι, εργάζονται σκληρά και χωρίς επίβλεψη.
• Είναι συνεπείς και πρέπει μέσα στα πλαίσια ενός συμφωνημένου χρονικού διαστήματος να ολοκληρώσουν το project που έχουν  αναλάβει.

Τι δεν ειναι οι virtual assistants

• Υπάλληλοι του επιχειρηματία με τον οποίο έχουν συμβόλαιο.
• Θαυματοποιοί οι οποίοι μπορούν να αναστήσουν αποτυχημένες επιχειρήσεις.
• Επαγγελματίες με το“χάρισμα” να διαβάζουν τι έχει στο μυαλό του το άτομο που τους προσέλαβε. Θέλουν σαφής οδηγίες για να εργαστούν σωστά και αποδοτικά.
• Ένας σάκος του μποξ για οτιδήποτε πάει στραβά σε μια επιχείρηση.

Οι virtual assistant είναι οι ίδιοι επιχειρηματίες και καταλαβαίνουν πόσο σημαντικό είναι να προφυλάξουν τη φήμη του επιχειρηματία που τους έχει προσλάβει. Υποχρέωση τους είναι να βοηθούν άλλους επιχειρηματίες σε έκτακτες περιστάσεις (πχ στη διοργάνωση ενός event) ή στις καθημερινές, εβδομαδιαίες και μηνιαίες εργασίες τους (πχ διαχείριση αλληλογραφίας, αποστολή newsletters, καταχώρηση δεδομένων κλπ.)

Οι virtual assistants συνήθως “μιλάνε” με τους πελάτες τους μέσω τηλεφώνου και Skype (χωρίς αυτό να αποκλείει και face to face συναντήσεις), αλλά δεν εργάζονται στον ίδιο χώρο. Δεν είναι προσωπικοί βοηθοί (personal assistants) ή γραμματείς. Τα καθήκοντα τους σίγουρα είναι παρόμοια αλλά οι virtual assistants είναι κάτι διαφορετικό. Η μεγαλύτερη διαφορά τους ειναι ότι είναι ανεξάρτητοι, ελεύθεροι επαγγελματίες που εργάζονται από το δικό τους χώρο, πληρώνοντας οι ίδιοι τις ασφαλιστικές εισφορές τους.

Συχνές ερωτήσεις:

Αν σκοπεύετε να ξεκινήσετε να εργάζεστε σαν virtual assistant σίγουρα θα έχετε πολλές ερωτήσεις.

1. Χρειάζεται μεγάλο κεφάλαιο για να ξεκινήσει κάποιος να εργάζεται σαν virtual assistant;

Βασική ερώτηση! Ειναι λογικό να ανησυχείτε για το κόστος και τα χρήματα που πρέπει να ξοδέψετε. Μην φοβάστε όμως… Προφανώς έχετε ήδη τα απαραίτητα! Δηλαδή:

1. Έναν ήσυχο χώρο στο σπίτι σας με καλό φως και αρκετό χώρο για να οργανώσετε τη δουλειά σας. Επίσης μια άνετη καρέκλα σας ειναι απαραίτητη.
2. Έναν υπολογιστή, έναν εκτυπωτή ή ένα πολυμηχάνημα που να περιλαμβάνει εκτυπωτή και σκάνερ.
3. Μια καλή (γρήγορη) γραμμή ίντερνετ, και
4. Ένα κινητό τηλέφωνο νέας γενιάς για τις εφαρμογές που δεν ειναι εύκολο να διαχειριστείτε από τον υπολογιστη πχ Instagram. Δεν είναι απαραίτητο να ειναι ένα τηλέφωνο αποκλειστικά για τη δουλειά σας. Σε κάθε περίπτωση φροντίστε να έχετε ισχυρά passwords για όλες τις ηλεκτρονικές συσκευές σας και μια εφαρμογή για να κλειδώνετε την οθόνη σας όταν δεν τη χρησιμοποιείτε.
5. Επίσης σας είναι απαραίτητος ένας χώρος για αποθήκευση στο νέφος όπως είναι το Google Drive, το One Drive ή το Dropbox.

2. Χρειάζομαι ιστοσελίδα για να ξεκινήσω;

Ναι, χρειάζεστε. Είναι μια υπηρεσία για την οποία συνιστώ να πληρώσετε, εάν βέβαια θέλετε να έχετε ένα επαγγελματικό ιστοχώρο. Θα πρέπει λοιπόν να αγοράσετε ένα domain name και να επιλέξετε μια υπηρεσία hosting. Στη συνέχεια θα διαλέξετε σε ποια εφαρμογή θα δημιουργηθεί ο ιστοχώρος σας.

Δείτε το σεμινάριο μας “Δημιουργήστε το δικό σας ιστοχώρο με το WordPress”

Όλα αυτά που αφορούν τη δημιουργία της ιστοσελίδας σας ειναι σε απόλυτα λογικές τιμές που κυμαίνονται από 0-120€. Τα πάντα εξαρτώνται από τις επιλογές σας και το πόσο επαγγελματικό θέλετε να ειναι το site σας. Πχ αρκετές σελίδες μπορούν να φιλοξενήσουν τον ιστοχώρο σας δωρεάν (Wix, Weebly, WordPress com) αλλά δεν θα έχετε το δικό σας domain name επειδή οι σελίδες αυτές πάντα προσθέτουν το όνομά τους στο domain πχ http://kasapidi.weebly.com ή www.username.wix.com/kasapidi

Εάν λοιπόν δεν θέλετε να φαίνεστε ερασιτέχνης πρέπει να διαθέσετε κάποια χρήματα και να μην επιλέξετε τις δωρεάν λύσεις. Εάν καταλήξετε στην δημοφιλέστερη όλων πλατφόρμα, το WordPress θα πρέπει να επιλέξετε WordPress.org, και όχι WordPress.com!

Σημ. Η τιμή του συγκεκριμένου σεμιναρίου δεν συμπεριλαμβάνεται στην τιμή στου σεμιναρίου για τους Virtual Assistants.

3. Εκπαίδευση και υποστήριξη

Η εμπειρία μου έχει δείξει ότι οι virtual assistants που ειναι καλά εκπαιδευμένοι μέσω σεμιναρίων, υποστηρίζονται από έμπειρους μέντορες και είναι ενεργά μέλη μεγάλων ομάδων με παλαιότερους και έμπειρους VA από τους οποίους αντλούν πληροφορίες, κάνουν την καλύτερη αρχή. Τα σεμινάρια και οι μέντορες δεν ειναι απαραίτητο να είναι πανάκριβα. Πρέπει όμως οι εμπλεκόμενοι εισηγητές και μέντορες να ειναι πλήρως εκπαιδευμένοι και να μπορούν να δώσουν τις σωστές πληροφορίες και κατευθύνσεις.

Οι υποψήφιοι VA πρέπει να επιλέξουν προσεκτικά και να μην εμπιστεύονται ανθρώπους που δεν έχουν σχετική εμπειρία.

4. Η κοινωνική δικτύωση

Είναι επίσης απαραίτητη, και το κόστος της διαφέρει ανάλογα με το μέσον. Προφανώς η δικτύωση μέσω Ίντερνετ ειναι δωρεάν (εκτός αν αποφασίσετε να κάνετε χορηγούμενες καταχωρήσεις). Θα πρέπει όμως να συμμετέχετε και τα κατάλληλα events για να γνωρίζετε κόσμο. Φροντίστε να μάθετε που συχνάζουν οι πελάτες σας!

Σε γενικές γραμμές λοιπόν, το κόστος έναρξης της δικής σας επιχείρησης δεν ειναι υψηλό. Το μόνο στο οποίο δεν πρέπει να “τσιγκουνευτείτε” ειναι η εκπαίδευση σας!

5. Τι υπηρεσίες μπορώ να προσφέρω σαν Virtual Assistant;

Υπηρεσίες που μπορείτε να προσφέρετε ειναι πολλές. Από το να οργανώνετε ταξίδια μέχρι να διαχειρίζεστε την αλληλογραφία και τα social media ενός επιχειρηματία. Αναλυτικός κατάλογος με πλήρη και αναλυτική παρουσίαση θα σας δοθεί με την εκδηλωση ενδιαφέροντος για το σεμινάριό μας.

Πώς θα αποφασίσετε; Εξαρτάται από ποια ειναι η ειδικότητά  σας. Πού είστε καλοί και αισθάνεστε ότι θα τα καταφέρετε; Τι σας αρέσει να κάνετε; πχ

Προσωπικά δεν μου αρέσουν καθόλου οι τηλεφωνικές πωλήσεις. Άρα αποκλείεται αυτός ο τομέας…. Είμαι όμως καλή και μου αρέσει να ασχολούμαι με τα social media. Μου αρέσουν επίσης τα ταξίδια και η οργάνωσή τους. Είμαι expert στις εφαρμογές του Ms Office και μου αρέσει να διορθώνω κείμενα, να δημιουργώ καταλόγους ή παρουσιάσεις.

Ορίστε λοιπόν με τι μπορώ να ασχοληθώ! Με οτιδήποτε μου αρέσει αλλά είμαι επίσης καλός/η σε αυτό.

6. Που θα βρω πελάτες;

Το μεγάλο άγχος όλων των ελεύθερων επαγγελματιών! Υπάρχει λύση και γι αυτό. Είναι βασικό κομμάτι του σεμιναρίου μας για τις Τεχνικές Virtual Assistants.

Αλλά, πώς ξέρουν οι άλλοι τι κάνετε; Τι υπηρεσίες προσφέρετε; Εδώ ερχόμαστε πάλι στην αναγκαιότητα ύπαρξης της ιστοσελίδα σας. Δεν ειναι ανάγκη να είναι πολύπλοκη ή πολύ φορτωμένη. Αρκεί να είναι σωστή από κάθε άποψη (τεχνικά και αισθητικά) και να περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες για τις υπηρεσίες που προσφέρετε. Όσοι παρακολουθούν το σεμινάριο μας για τους VA παίρνουν ειδικά templates για να δημιουργήσουν τις ιστοσελίδες τους.

7. Πόσα χρήματα βγάζουν οι VA;

Οκ… προσωπικά νομίζω ότι είναι μια αγενής ερώτηση και πάντα εκνευρίζομαι με τους ανθρώπους που μου την κάνουν. Ξέρω VA που χρεώνουν 10€ την ώρα, αλλά ξέρω και VA που χρεώνουν 100€ την ώρα.

Το πόσο θα πληρωθείτε εξαρτάται από το πόσο καλοί είστε και πόσα χρόνια εργάζεστε σαν VA.

8. Πώς να ξεκινήσω;

Βρείτε που είστε όχι απλά καλοί, αλλά EXPERTS!  Δεν είναι απαραίτητο να είστε πεπειραμένοι. Αλλά σίγουρα πρέπει να είστε πραγματικά καλοί σε ότι υπηρεσία αποφασίσετε να προσφέρετε. Σκεφτείτε το και λίγο σχετικά με την προηγούμενη εργασιακή σας ιστορία. Αν υπήρξατε λογιστής, έχετε ήδη μια εμπειρία σε αυτόν τον τομέα και μπορείτε να προσφέρετε υπηρεσίες παρόμοιες με εκείνες που προσφέρατε ως υπάλληλος. Θα πρέπει όμως:

• Να είστε πρόθυμοι να μάθετε.

Όταν θέλησα να δημιουργήσω το πρώτο μου e-learning μάθημα διαπίστωσα ότι δεν ήξερα που να το φιλοξενήσω. Δεν ήξερα τπτ για τα LMS και το Moodle. Έκατσα λοιπόν και έψαξα, διάβασα, έμαθα, και το πρώτο e-learning μάθημα μου ήταν σχετικό με το Moodle! Σήμερα μεταξύ των υπηρεσιών που προσφέρω σε άλλους επαγγελματίες ειναι η δημιουργία LMS platforms!

Εάν λοιπόν ένας πελάτης σας ζητήσει να προσφέρετε (μεταξύ άλλων υπηρεσιών που ήδη του προσφέρετε) και τη δημιουργία συγκεντρωτικών πινάκων στο Excel που θα περιέχουν τους δικούς του πελάτες, μη διστάσετε να δεχθείτε, επειδή πιθανή αρνητική σας απάντηση να τον οδηγήσει μαζί με όλες τις υπηρεσίες του σε άλλον VA! Αυτό που έχετε να κάνετε, ειναι να κάτσετε και να μάθετε τα πάντα για τους συγκεντρωτικούς πίνακες. Εάν ξέρετε καλά το Excel θα χρειαστείτε μερικές ώρες μόνο!

• Να είστε ρεαλιστές

Καταγράψτε και αξιολογήσετε (σωστά) τις δεξιότητες σας. Είναι πολύ εύκολο να πείτε “Κοίτα τι κάνει αυτός. Α καλά… μπορώ να το κάνω και εγώ”. Μήπως το συγκεκριμένο άτομο όμως έχει πράγματι δεξιότητες που δεν έχετε εσείς; Να είστε σίγουροι πως το τελευταίο που θέλετε είναι να αναλάβετε μια δουλειά για την οποία δεν έχετε τις κατάλληλες γνώσεις και να χαρακτηριστείτε αναξιόπιστοι.

Επίσης, όσο εξειδικευμένες και αν ειναι οι υπηρεσίες που θα προσφέρετε,  πρέπει να έχετε και κάποιες γενικές γνώσεις.

• Πωλήσεις,
• Εξυπηρέτηση πελατών,
• Λογιστική,
• Διαχείριση της ιστοσελίδας σας.

Η αλήθεια ειναι ότι η απόκτηση γνώσεων δεν πρέπει να σταματά ποτέ. Πάντα θα έχετε κάτι καινούριο να μάθετε. Κάθε μέρα είναι διαφορετική και πάντα θα υπαρχει μια καινούρια πρόκληση.

• Να ξέρετε την αξία σας.

Να ξέρετε ότι στην αρχή δεν θα μπορείτε να χρεώνετε 50€ την ώρα! Αλλά να ξέρετε επίσης ότι δεν πρέπει να εργάζεστε δωρεάν ή με πολύ μικρή χρέωση, ή να αναλαμβάνετε κάθε δουλειά που θα σας προτείνουν επειδή είστε απελπισμένοι….

Θέλετε να μάθετε περισσότερα για τους Virtual Assistants; Καλέστε μας σήμερα στο 210 4930733 και κλείστε μια προσωπική ενημερωτική συνάντηση.

Προηγούμενο άρθρο

Συμβουλές για την Πρακτική Άσκηση

Επόμενο άρθρο

Ξεκινάω τη δική μου δουλειά με ότι έχω!