Αρμοδιότητες και προσόντα - Εργασίες

Το λογιστήριο αποτελεί βασικό τμήμα μίας εταιρείας καθώς οι αρμοδιότητες που χειρίζεται είναι ζωτικής σημασίας για την ομαλή λειτουργία της. Οι υπάλληλοι σε ένα τμήμα λογιστηρίου πρέπει να διαθέτουν δεξιότητες, απαραίτητες για την εργασία στο συγκεκριμένο κομμάτι.

Το προσωπικό λογιστηρίου (υψηλόβαθμα στελέχη) ασχολείται κατά κύριο λόγο με εμπορικά και οικονομικά ζητήματα της εταιρείας και είναι υπεύθυνο για τη γενική οργάνωση του λογιστηρίου και τη διαμόρφωση του λογιστικού συστήματος. Είναι επίσης αρμόδιο για την ενημέρωση των λογιστικών βιβλίων της εταιρείας και πληρωμή των οφειλών ή/και για τη συλλογή των απαιτήσεων. Ο λογιστής φροντίζει ακόμα για την απαραίτητη συγκέντρωση στοιχείων για τις μισθοδοτικές καταστάσεις, για τη σύνταξη των φορολογικών δηλώσεων, για τα ισοζύγια και τους λογαριασμούς και είναι αρμόδιος για τη σύνταξη του προϋπολογισμού και στην υπογραφή και έκδοση του ισολογισμού.

Η άριστη γνώση χρήσης ηλεκτρονικών υπολογιστών και των εξειδικευμένων λογιστικών προγραμμάτων (ERP) θεωρούνται απαραίτητα προσόντα για όλους τους υπαλλήλους ενός λογιστηρίου. 

Ωστόσο, υπάρχουν και κάποια στοιχεία του χαρακτήρα του υποψηφίου, απαραίτητα για την εύρεση θέσεων εργασίας στο λογιστήριο

- Ένας υποψήφιος για μια θέση σε λογιστικό γραφείο πρέπει να είναι συνεπής. Οι αρμοδιότητες είναι πολλές και τηρείται πολύ συγκεκριμένο και αυστηρό χρονοδιάγραμμα.  

- Η προσοχή και η έμφαση στη λεπτομέρεια είναι άλλο ένα προσόν που πρέπει να διαθέτει ένας λογιστής (βοηθός ή υψηλόβαθμο στέλεχος) καθώς καθημερινά διαχειρίζεται πολλά δεδομένα με τα οποία πρέπει να είναι πολύ προσεκτικός.

- Η άμεση και γρήγορη ικανότητα λήψης αποφάσεων σε σημαντικά οικονομικά προβλήματα που ενδεχομένως προκύψουν θεωρείται πολύ σημαντικό προσόν για τα υψηλόβαθμα στελέχη, καθώς και η εχεμύθεια που είναι απαραίτητη προϋπόθεση για οποιαδήποτε θέση λογιστηρίου,  αφού το προσωπικό διαχειρίζεται καθημερινά εμπιστευτικά οικονομικά δεδομένα.

Η στελέχωση λογιστηρίου αποτελεί μια διαδικασία στην οποία δίνεται μεγάλη προσοχή έτσι ώστε το τμήμα να απαρτίζεται από τους σωστούς επαγγελματίες. Γι αυτό οι συνεντεύξεις είναι συχνά δύσκολες...

 

Αρμοδιότητες Βοηθών Λογιστηρίου

·        - Παροχή λογιστικής και γραμματειακής υποστήριξης στο λογιστικό τμήμα

·        - Ακριβής πληκτρολόγηση, προετοιμασία και τήρηση λογιστικών εγγράφων και αρχείων

·        - Καθημερινή καταχώριση σημαντικών στοιχείων χρηματοοικονομικών συναλλαγών σε βάση δεδομένων ή σε προγράμματα όπως είναι το ERP.

·        - Παροχή βοήθειας και υποστήριξης στο προσωπικό του λογιστηρίου της εταιρείας.

- ·     -  Ενημέρωση των υψηλόβαθμων στελεχών και σύνταξη εκθέσεων / περιλήψεων σε τομείς δραστηριότητας της εταιρείας.·        

·        - Συνεχής επαγγελματική ενημέρωση

Απαιτήσεις θέσης

·        - Εξοικείωση με την βασική ορολογία και τις βασικές λογιστικές διαδικασίες

·        - Άριστη γνώση του MS Office, υπολογιστικών φύλλων, βάσεων δεδομένων και λογισμικού εμπορικής διαχείρισης (ERP)

·       -  Πρακτική εμπειρία με υπολογιστικά φύλλα και χρηματοοικονομικές εκθέσεις

·        - Ακρίβεια και έμφαση στη λεπτομέρεια

·        - Ευχέρεια με τους αριθμούς

·        - Ικανότητα δημιουργίας φακέλων και ταξινόμισης αρχείων

·        - Καταχώριση δεδομένων και ικανότητα επεξεργασίας κειμένου

·        - Καλή οργάνωση

·        -  Απολυτήριο λυκείου (η ελάχιστη απαίτηση...)

·        - Τυχόν σχετικός τίτλος ή πιστοποίηση αποτελεί επιπλέον προσόν

Εργασίες Βοηθού Λογιστή

1. Καθημερινές εργασίες

Ανάλογα με τις εργασίες που του έχουν ανατεθεί, ένας υπάλληλος λογιστηρίου συγκεντρώνει, ελέγχει και καταχωρεί καθημερινώς:

1. Τα τιμολόγια αγορών ,εισαγωγών, πωλήσεων.
2. Τις αποδείξεις πληρωμής και είσπραξης διαχωρίζοντας τις κάθε είδους κρατήσεις.
3. Τις κάθε είδους τραπεζικές κινήσεις (εισπράξεις, πληρωμές, εμβάσματα).
4. Να εκδίδει επιμελώς τιμολόγια παροχής και πώλησης. Κάθε παραστατικό που καταχωρείται θα πρέπει να σημαίνεται με την ένδειξη «καταχωρήθηκε» και ν’ αναγράφει το είδος του λογαριασμού.
5. Να ελέγχει το ημερήσιο ταμείο, και να καταχωρεί τις εισπράξεις και τις πληρωμές.
6. Να παρακολουθεί τις ταμειακές εγγραφές (μεταφορά μετρητών από το ταμείο στο λογαριασμό όψεως, εξόφληση επιταγών, παρακολούθηση extrait κλπ).
7. Να ενημερώνει τη Διοίκηση για τυχόν διαφορές, αφού προηγουμένως κάνει τους απαραίτητους ελέγχους.
8. Να συμφωνεί τα υπόλοιπα προμηθευτών και πελατών και τους ενημερώνει (τηλεφωνικά & γραπτά) για τυχόν διαφορές.
9. Να ενημερώνει το Μητρώο Παγίων με την αγορά κάθε νέου παγίου ή διαγράφει κάποιο ήδη καταχωρημένο λόγω πώλησης ή καταστροφής του.
10. Να συνδιαλέγεται με τις τράπεζες για την παρακολούθηση των υπαρχόντων λογαριασμών, την επιβεβαίωση των υπολοίπων και των κινήσεων.
11. Να ελέγχει τα παραστατικά εξόδων – αγορών όλων των τμημάτων και θέσεων της εταιρείας (προμήθειες υλικών, αναλωσίμων, κ.λ.π.) με στόχο εντοπισμό υπερβάσεων ή ατασθαλιών και να ενημερώνει τον Υπεύθυνο.
12. Να ελέγχει τα παραστατικά εξόδων για προμήθειες όλων των τμημάτων και θέσεων της επιχείρησης (προμήθειες υλικών, αναλώσιμων, κλπ.) και αν βρίσκει διακυμάνσεις/διαφορές να ενημερώνει τη Διοίκηση.
13. Να τηρεί και να ενημερώνει τη λογιστική παρακολούθηση της αποθήκης.
14. Να αρχειοθετεί σε καθημερινή βάση όλα τα ελεγμένα και καταχωρημένα παραστατικά όχι ομαδικά αλλά αναλυτικά ανά κατηγορία και ανά χρονολογική σειρά.
15. Να τηρεί ολοκληρωμένο αρχείο όλων των εγγράφων, δημόσιων και μη, ανά θέμα.
16. Να καταχωρεί τα απαραίτητα έντυπα για τη μισθοδοσία του προσωπικού.
17. Να φροντίζει για την ορθή συμπλήρωση της καρτέλας κάθε νεοπροσλαμβανόμενου ατόμου και την αναγραφή του στο ειδικό βιβλίο νεοπροσλαμβανόμενων.
18. Να ενημερώνει έγκαιρα για κάθε μεταβολή των στοιχείων των εργαζόμενων στην επιχείρηση.
19. Να φροντίζει για την πληρωμή των υποχρεώσεων της εταιρίας.

2. Εργασίες του λογιστηρίου σε μηνιαία βάση. Οι εργασίες αυτές συνήθως γίνονται υπό την επίβλεψη έμπειρου υπαλλήλου

1. Οι εργασίες αυτές αποβλέπουν στο κλείσιμο του μήνα και την εκτύπωση των προβλεπόμενων βιβλίων. Ο βοηθός λογιστή πρέπει ανάλογα με τις εργασίες που του έχουν ανατεθεί:
2. Να εκδίδει τα τιμολόγια παροχής υπηρεσιών για όλες τις συνεργαζόμενες εταιρείες για τις οποίες τηρούνται τα βιβλία τους εκεί.
3. Να κάνει έλεγχο καταχώρισης όλων των παραστατικών του μήνα και της απόδοσης των κρατήσεων (φόροι, ασφαλιστικές εισφορές κλπ) καθώς και διενέργεια ελέγχων των αντίστοιχων εγγραφών στα βιβλία της Γενικής Λογιστικής.
4. Να ελέγχει τη συμφωνία των λογαριασμών Γενικής Λογιστικής και Εμπορικής Διαχείρισης.
5. Να καταχωρεί τις εγγραφές μισθοδοσίας στα κυκλώματα της Γενικής Λογιστική.
6. Να μεριμνά για την πληρωμή των ασφαλιστικών εισφορών των κύριων και επικουρικών ταμείων.
7. Να μεριμνά για την πληρωμή του Φ.Π.Α και λοιπών έμμεσων Φόρων & Φόρων Εισοδήματος, κατόπιν υπολογισμού του από τον Υπεύθυνο Οικονομικών (εξωτερικού συνεργάτη) , και τη συμπλήρωση των απαιτούμενων εντύπων.
8. Να φροντίζει όλες οι μηνιαίες εκκαθαριστικές αποδείξεις εργαζομένων να είναι όλες υπογεγραμμένες προτού αρχειοθετηθούν.
9. Να φροντίζει για την πληρωμή των εργαζομένων μέσω τράπεζας.
10. Να κάνει προτάσεις για τη βελτίωση οικονομικών ή περικοπές εξόδων που κρίνει απαραίτητες. Οι προτάσεις θα πρέπει να γίνονται εγγράφως.
11. Να προετοιμάζει και να καταρτίζει στην αρχή του μήνα πρόγραμμα εισπράξεων και πληρωμών για τον τρέχοντα μήνα και το παραδίδει έγκαιρα στη Διοίκηση.
12. Να μεριμνά για την εκτύπωση στατιστικών σε μηνιαία βάση, τις οποίες και παραδίδει στη Διοίκηση. Επίσης μεριμνά για την εκτύπωση στατιστικών οποτεδήποτε χρειαστεί να ζητηθεί από τη Διοίκηση.
13. Να συμπληρώνει το έντυπο « Κατάσταση εργασιών ελέγχου» του εκάστοτε μήνα.

3. Εργασίες του λογιστηρίου σε ετήσια βάση

Οι εργασίες αυτές αποβλέπουν στο κλείσιμο του έτους (χρήσεως). Ο βοηθός λογιστή εργάζεται υπό την επίβλεψη του προϊσταμένου του και πρέπει ανάλογα με τις εργασίες που του έχουν ανατεθεί πρέπει :

1. Να διενεργεί την απογραφή τέλους χρήσεως.
2. Να φροντίζει να παραλάβει όλες τις βεβαιώσεις παρακράτησης έγκαιρα οι οποίες είναι απαραίτητες για την σύνταξη της φορολογικής δήλωσης.
3. Να ελέγχει και να συμφωνεί τα υπόλοιπα τόσο των πελατών όσο και των προμηθευτών.
4. Να ελέγχει και να διασταυρώνει όλα τα υπόλοιπα λογαριασμών.

Οι απαιτήσεις της θέσης του Βοηθού Λογιστηρίου έχουν αρκετά κοινά σημεία με τις απαιτήσεις για τη θέση γραμματέως.  Γι αυτό όσοι επιδιώκουν να εργαστούν σε θέσεις γραφείου (Back ή Front Office) πρέπει να συμπληρώνουν τις σπουδές τους στη Γραμματεία με ένα πρόγραμμα που να περιλαμβάνει και τις δεξιότητες που αναφέρονται πιο πάνω, αποκτώντας και τις πιστοποιήσεις ιδίως αν δεν έχουν πτυχίο  οικονομικών.

https://www.interactive-education.gr/epaggelmatike-katartise/exeidikefsi-logiston.html

Περισσότερες πληροφορίες:

Επαγγελματικό περίγραμμα ΕΟΠΠΕΠ Υπάλληλος Οικονομικών Υπηρεσιών https://www.eoppep.gr/images/EP/EP_51.pdf