Απλογραφική Μέθοδος (βιβλία Β' Κατηγορίας) και Διπλογραφική ΜέθΟδος (Βιβλία Γ' Κατηγορίας)
Τι είναι το μηχανογραφημένο λογιστήριο
Το μηχανογραφημένο λογιστήριο χρησιμοποιεί για την οργάνωση και τήρηση των λογιστικών διαδικασιών μιας επιχείρησης τη χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών και εξειδικευμένου λογισμικού (Accounting Software ή ERP). Σε αντίθεση με το παλαιότερο χειρόγραφο σύστημα, η μηχανογράφηση επιτρέπει την αυτοματοποιημένη καταγραφή, ταξινόμηση και επεξεργασία των οικονομικών δεδομένων.
Βασικά Χαρακτηριστικά
- Αυτοματοποίηση: Πολλές εργασίες, όπως η ενημέρωση των καθολικών από τα ημερολόγια, γίνονται αυτόματα από το πρόγραμμα με μία μόνο καταχώρηση.
- Ταχύτητα και Ακρίβεια: Μειώνεται ο κίνδυνος ανθρώπινων λαθών στους υπολογισμούς και η πληροφορία είναι διαθέσιμη σε πραγματικό χρόνο.
- Σύνδεση Συστημάτων (Γέφυρες): Το λογιστήριο συνδέεται με την αποθήκη, τις πωλήσεις και τις αγορές, επιτρέποντας την αυτόματη έκδοση παραστατικών και την ενημέρωση των βιβλίων.
- Άμεση Πληροφόρηση: Η διοίκηση μπορεί ανά πάσα στιγμή να εξάγει αναφορές (reports), ισοζύγια και οικονομικές καταστάσεις.
Τι περιλαμβάνει στην πράξη;
Στο πλαίσιο του μηχανογραφημένου λογιστηρίου, εκτελούνται εργασίες όπως:
- Εμπορική διαχείριση: Τιμολόγηση, παρακολούθηση πελατών και προμηθευτών.
- Γενική Λογιστική: Καταχώρηση εξόδων και ενημέρωση των λογιστικών βιβλίων.
- Μισθοδοσία: Υπολογισμός μισθών, ασφαλιστικών εισφορών και διαχείριση προσωπικού.
- Φορολογικές υποχρεώσεις: Αυτόματη προετοιμασία δηλώσεων ΦΠΑ και σύνδεση με την πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ.
Δημοφιλή Λογισμικά στην Ελλάδα Οι επιχειρήσεις στην Ελλάδα χρησιμοποιούν συνήθως συστήματα από εταιρείες όπως οι SoftOne, SingularLogic, Epsilon Net, , Entersoft, Altec και Prosvasis.
Είδη μηχανογραφημένου λογιστηρίου
Τα είδη του μηχανογραφημένου λογιστηρίου διακρίνονται με βάση την τεχνολογία που χρησιμοποιούν, το εύρος των λειτουργιών τους και τον τρόπο εγκατάστασής τους.
1. Με βάση την Τεχνολογία Εγκατάστασης- On-Premise (Τοπική Εγκατάσταση): Το λογισμικό εγκαθίσταται στους διακομιστές (servers) και τους υπολογιστές της ίδιας της επιχείρησης. Προσφέρει πλήρη έλεγχο των δεδομένων αλλά απαιτεί δικό σας εξοπλισμό και συντήρηση.
- Cloud Accounting (Νεφοϋπολογιστική): Η πρόσβαση γίνεται μέσω διαδικτύου και τα δεδομένα αποθηκεύονται σε ασφαλείς servers του παρόχου. Επιτρέπει την εργασία από οπουδήποτε και έχει συνήθως χαμηλότερο αρχικό κόστος (συνδρομητικό μοντέλο SaaS)
2. Με βάση το Εύρος Λειτουργιών Απαιτείται απλό Λογιστικό Λογισμικό (Standalone):
- Εστιάζει αποκλειστικά στις λογιστικές εργασίες, όπως η τήρηση βιβλίων, η έκδοση τιμολογίων, ο ΦΠΑ και η μισθοδοσία. Είναι ιδανικό για μικρές επιχειρήσεις και ελεύθερους επαγγελματίες.
- Συστήματα ERP (Enterprise Resource Planning): Πρόκειται για ολοκληρωμένα συστήματα που συνδέουν το λογιστήριο με όλα τα τμήματα της επιχείρησης, όπως η αποθήκη, οι πωλήσεις (CRM), η παραγωγή και το ανθρώπινο δυναμικό. Προσφέρουν ενιαία πληροφόρηση σε πραγματικό χρόνο για ολόκληρο τον οργανισμό.
3. Με βάση τον Τρόπο Τήρησης (Λογιστικό Σύστημα)
- Απλογραφικό Σύστημα (βιβλία Β’ Κατηγορίας)*: Χρησιμοποιείται κυρίως από μικρές επιχειρήσεις και ελεύθερους επαγγελματίες για την παρακολούθηση εσόδων-εξόδων.
- Διπλογραφικό Σύστημα (Γ’ Κατηγορίας)**: Αφορά μεγαλύτερες εταιρείες (π.χ. Α.Ε., Ε.Π.Ε., Ι.Κ.Ε.) και απαιτεί τη χρήση ημερολογίων, καθολικών και την κατάρτιση ισολογισμού.
4. Εξειδικευμένα Λογισμικά
- Λογισμικό Μισθοδοσίας (Payroll): Εξειδικευμένο στην παρακολούθηση του προσωπικού, των ενσήμων και των υποχρεώσεων προς την Εργάνη και τον ΕΦΚΑ.
- Συστήματα Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης: Εστιάζουν στην αυτόματη αποστολή παραστατικών και τη σύγχρονη σύνδεση με το myDATA της ΑΑΔΕ.
*Η Απλογραφική Μέθοδος (βιβλία Β' Κατηγορίας) είναι ένα απλοποιημένο λογιστικό σύστημα στην Ελλάδα, όπου καταγράφονται μόνο τα έσοδα και τα έξοδα σε ένα βιβλίο εσόδων-εξόδων, ιδανικό για μικρές επιχειρήσεις με τζίρο έως 1.500.000 ευρώ, εστιάζοντας στην απλή παρακολούθηση της οικονομικής δραστηριότητας και όχι σε λεπτομερή λογιστική ανάλυση, όπως συμβαίνει στη διπλογραφική μέθοδο (Γ' Κατηγορίας).
Βασικά Χαρακτηριστικά Βιβλίο Εσόδων-Εξόδων: Το βασικό εργαλείο καταγραφής, χωρισμένο σε δύο σκέλη (έσοδα και έξοδα).
Στόχος: Απλή παρακολούθηση των οικονομικών ροών και φορολογική συμμόρφωση.
Ποιοι την τηρούν: Ατομικές επιχειρήσεις, ελεύθεροι επαγγελματίες, Ο.Ε., Ε.Ε., όταν ο ετήσιος κύκλος εργασιών είναι κάτω από 1.500.000€.
Τι Καταγράφεται
- Έσοδα: Από πωλήσεις αγαθών, υπηρεσιών, κλπ..
- Έξοδα: Αγορές, λειτουργικές δαπάνες, κλπ..
Σε αντίθεση με τη Διπλογραφική Μέθοδο Απλογραφική (Β'): Μία καταχώρηση, βασικά έσοδα/έξοδα, απλούστερη, χωρίς πλήρη ανάλυση περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων (όπως πελάτες/προμηθευτές).
**Διπλογραφική Μέθοδος (Βιβλία Γ' κατηγορίας): Λεπτομερής καταγραφή κάθε συναλλαγής σε τουλάχιστον δύο λογαριασμούς, για μεγαλύτερες επιχειρήσεις, με πλήρη εικόνα περιουσιακών στοιχείων και υποχρεώσεων.
Πλεονεκτήματα
- Ευκολότερη και φθηνότερη στη διαχείριση και τήρηση.
- Ιδανική για την έναρξη δραστηριότητας.
Στην ουσία, η απλογραφική μέθοδος παρέχει μια συνολική εικόνα της κίνησης χρημάτων (εισροές-εκροές) μιας επιχείρησης, χωρίς τις λογιστικές λεπτομέρειες των διπλογραφικών βιβλίων, ενώ η Διπλογραφική Μέθοδος (Βιβλία Γ' Κατηγορίας)» αναφέρεται στην εφαρμογή των λογιστικών αρχών της διπλογραφικής μεθόδου σε ένα μηχανογραφημένο σύστημα (με λογιστικά προγράμματα) για επιχειρήσεις που τηρούν βιβλία Γ' Κατηγορίας (συνήθως μεγάλες επιχειρήσεις, ΑΕ, ΕΠΕ, ΙΚΕ, κ.λπ.), καλύπτοντας όλο τον κύκλο εργασιών, τις δηλώσεις (myDATA), τις οικονομικές καταστάσεις, σύμφωνα με τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα (ΕΛΠ), και αποτελεί συχνό αντικείμενο σε εξειδικευμένα σεμινάρια για λογιστές και οικονομολόγους.
Βασικά χαρακτηριστικά & λεξιλόγιο:
- Διπλογραφική Μέθοδος: Η κλασική μέθοδος λογιστικής όπου κάθε συναλλαγή καταχωρείται σε δύο λογαριασμούς (χρέωση/πίστωση).
- Γ' Κατηγορία: Η πιο σύνθετη κατηγορία βιβλίων, που απαιτεί πλήρη παρακολούθηση όλων των λογαριασμών (Ισολογισμός, Αποτελέσματα Χρήσης). Μηχανογραφημένο: Η χρήση ειδικού λογισμικού (ERP) για την καταχώρηση και παρακολούθηση των λογιστικών εγγραφών, αυτοματοποιώντας διαδικασίες.
- ΕΛΠ & myDATA: Εφαρμογή των Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων και συμμόρφωση με τις απαιτήσεις ηλεκτρονικής διαβίβασης δεδομένων στην πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ.
Το άρθρο μαζί με σχετικό ON LINE quiz αποτελεί υλικό για την υποστήριξη των σπουδαστών του τμήματος Πιστοποιημένος Υπάλληλος Λογιστηρίου στην ενότητα 3 (εκμάθηση του ERP SOft1).
