Δεν χρειάζεται να είσαι ειδικός, απλά να έχεις βασικές δεξιότητες

Οι Προσωπικοί Βοηθοί είναι τα βασικά στελέχη μιας μεγάλης επιχείρησης ή ενός οργανισμού και από αυτούς/αυτές εξαρτάται τις περισσότερες φορές η εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης. Είναι μια θέση που απαιτεί αρκετές και πολλές φορές πολύπλοκες δεξιότητες, οι περισσότερες από τις οποίες αποκτώνται με την εμπειρία σε παρόμοιες ή λίγο κατώτερες θέσεις.

Αν λοιπόν θέλετε να προχωρήσετε την καριέρα σας ένα βήμα πιο πέρα και από απλή Γραμματέας ή Γραμματέας Διεύθυνσης να εξελιχθείτε σε Προσωπική Βοηθό διαβάστε μερικές από τις δεξιότητες που σας είναι απαραίτητες.

Hard Skills

Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι κατέχετε τα βασικά Hard Skills σε υψηλό επίπεδο. Τι είναι τα Hard Skills; Είναι οι δεξιότητες που απαιτούν τεχνικές ή εξειδικευμένες γνώσεις και είναι εύκολο να τις απαριθμήσουμε γιατί είναι πολύ συγκεκριμένες. Πχ πρέπει να είστε Expert στο Microsoft Word και το Excel, πρέπει να πληκτρολογείτε 100 λέξεις το λεπτό, πρέπει να ξέρετε να μιλάτε και να γράφετε εκτός από τα Ελληνικά και σε μία τουλάχιστον ξένη γλώσσα πχ Αγγλικά.

Υπάρχει επίσης μια σειρά από λογισμικά που πρέπει να γνωρίζετε για να είναι η καθημερινότητά σας πιο εύκολη ανάλογα με τον κλάδο στον οποίο εργάζεστε πχ το ERP.

Τα καλά νέα είναι ότι τα Hard skills είναι δεξιότητες τις οποίες μπορείτε να αποκτήσετε και να εξελίξετε με μαθήματα και εξάσκηση, σε αντίθεση με τα Soft Skills που είναι πιο προσωπικές δεξιότητες, όπως είναι  η επικοινωνία και η δυνατότητα εργασίας σε ομάδα.

Hard Skills 1: Η τεχνολογία στην καθημερινότητά σας

Οι προσωπικοί βοηθοί πρέπει στις μέρες μας να είναι πλήρως εξοικειωμένοι με την τεχνολογία. Δεν είναι αρκετό να είστε εξοικειωμένοι με έναν υπολογιστή γενικά… Ο/Hmanager με τον οποίο/α συνεργάζεστε έχει από εσάς την απαίτηση να αναλάβετε όλες τις εργασίες που εκείνος/η δεν ξέρει ή δεν έχει χρόνο να ασχοληθεί.

Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να χειρίζεστε άψογα:

·        Τα Email: Microsoft Outlook είναι η βασική εφαρμογή σε όλες τις εταιρείες, αλλά πολλά στελέχη χρησιμοποιούν παράλληλα web based εφαρμογές όπως είναι το Outlook.com ή το Gmail για να έχουν πρόσβαση στην αλληλογραφία τους από παντού.

·        Τη διαχείριση του ημερολογίου. Και εδώ το Ημερολόγιο στο Outlook είναι η standard χρησιμοποιούμενη εφαρμογή για τη διοργάνωση συσκέψεων, τη δημιουργία προσκλήσεων και γενικά τη διαχείριση του ημερολογίου. Μη ξεχνάτε όμως ότι όλα αυτά γίνονται και με το Gmail, άρα η γνώση της χρήσης του στο υψηλότερο επίπεδο είναι απαραίτητη.

·        Εφαρμογές για την διαδικτυακή επικοινωνία και συνεργασία. Πλατφόρμες όπως είναι η WebEx και η  GoToMeeting ή ακόμα και το Skype ή τα Hangouts της Google είναι σε καθημερινή χρήση στις μεγάλες εταιρείες και είναι απαραίτητο να γνωρίζετε τη χρήση τους.

·        Το Microsoft Word και τα Google Docs είναι τυπικά τα δύο βασικά προγράμματα που πρέπει να ξέρετε να χειρίζεστε άψογα για τη δημιουργία και τη μορφοποίηση διαφόρων τύπων εγγράφων (αναφορές, προτάσεις, καταγραφή πρακτικών κλπ).

·        Παρουσιάσεις: Είτε είστε εσείς ο παρουσιαστής ή ο manager με τον οποίο συνεργάζεστε και τον υποστηρίζετε, πρέπει να ξέρετε να μετατρέπετε τις πληροφορίες σε σωστές παρουσιάσεις. Προγράμματα όπως είναι το PowerPoint ή τα Google Slides ή το Prezi έχουν ενσωματωμένα εργαλεία και πρότυπα για να σας βοηθήσουν να ετοιμάσετε την παρουσίασή σας. Εδώ πρέπει να συμπληρώσουμε ότι η δημιουργία και η παρουσίαση σε κοινό μιας πρότασης, μιας αναφοράς ή οποιουδήποτε άλλου στοιχείου, χρειάζεται προετοιμασία πολλών ωρών και εξοικείωση με τον δημόσιο λόγο (publicspeaking).

·        Ηλεκτρονικές Βάσεις Δεδομένων και Συστήματα Αρχειοθέτησης. Μεγάλο μέρος της δουλειάς του/της Προσωπικής/ου Βοηθού η διαχείριση εγγράφων και η αρχειοθέτηση τους, είτε πρόκειται για φυσικά ή ηλεκτρονικά αρχεία, η τήρηση πρωτοκόλλου και η χρήση CRM συστημάτων. Εφαρμογές όπως τα ηλεκτρονικά πρωτόκολλα (Electronic Protocol) το DocuTracks, ή οποιοδήποτε άλλο  σύστημα διαχείρισης & Διακίνησης Εγγράφων, ακόμα και αν δεν τις γνωρίζετε καθώς είναι κάθε εταιρεία έχει τη δική της, πρέπει να είστε σε θέση να γνωρίζετε τις βασικές λειτουργείες τους, έτσι ώστε να μάθετε αμέσως να τις χρησιμοποιείτε.

·        Ψηφιακή επεξεργασία αρχείων κειμένου και εικόνων (Digital editing): Πολλοί προσωπικοί βοηθοί καλούνται να δημιουργήσουν έντυπα, προσκλήσεις, υλικό marketing ή να διαχειριστούν τα Social Media του προσωπικού τους manager ή της εταιρείας. H βασική γνώση εφαρμογών όπως είναι το Photoshop ή το Ms Publisher και το InDesign ή η γνώση της διαχείρισης των Κοινωνικών Δικτύων, θα σας κάνουν να ξεχωρίσετε από την πρώτη στιγμή που θα παρουσιάσετε το βιογραφικό σας.

·        Διαχείριση έργων (Project management). Η διαχείριση μικρών έργων, ή η βοήθεια που θα προσφέρετε στην υλοποίηση μεγαλύτερων έργων και η γνώση εφαρμογών όπως είναι το MsProject, το JIRA ή το ASANA θα σας κάνουν να ξεχωρίσετε στον εργασιακό σας χώρο.

HardSkills 2 - Διοικητική υποστήριξη

Η υποστήριξη στα διοικητικά καθήκοντα του manager τον οποίο εξυπηρετείτε απαιτεί:

·        Απάντηση εισερχομένων τηλεφωνημάτων και επιλογή εκείνων που θα του/της προωθήσετε.

·        Αποστολή fax.

·        Δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων.

·        Απομαγνητοφώνηση σημειώσεων.

·        Διαχείριση καθημερινού ταμείου για μικροέξοδα.

·        Τιμολόγηση

·        Δακτυλογράφηση με ταχύτητα (100-120 λέξεις το λεπτό) και χωρίς λάθη.

 

Soft Skills

Έτσι ονομάζονται οι δεξιότητες που δεν μπορείς να τις μετρήσεις ή να τις αποδείξεις άμεσα. Πχ αν θέλεις να δείξεις ότι είσαι καλός/η στην ανάλυση δεδομένων, τότε πρέπει να πεις ότι γνωρίζεις άριστα συγκεκριμένα εργαλεία του Excel. Αλλά αν θέλεις να υποστηρίξεις ότι είσαι πολύ καλός/καλή στην επίλυση προβλημάτων ή στην επικοινωνία, αυτό είναι λίγο πιο δύσκολο.

Δες εδώ μερικά από τα απαραίτητα soft skills που πρέπει να έχει ένας/μια προσωπική βοηθός.

Επικοινωνιακές δεξιότητες

Η επικοινωνία μέσω του προφορικού ή του γραπτού λόγου είναι δεξιότητα-κλειδί για τον/την προσωπικό/η βοηθό. Είναι μια σύνθετη δεξιότητα που περιλαμβάνει την ικανότητα να επικοινωνείς μέσω τηλεφώνου, παρουσιάσεων, γραπτών κειμένων, e-mails και να διαμοιράζεις υλικό και πληροφορίες για λογαριασμό άλλου. Ο συντονισμός έργων και προσώπων είναι μέσα στην καθημερινότητα ενός/μίας προσωπικής βοηθού και αυτό προϋποθέτει άριστη γνώση του συντακτικού, της ορθογραφίας και της γραμματικής.

Παραδείγματα επικοινωνίας:

·        Να γράφεις, να διορθώνεις και να απαντάς σε γράμματα και μηνύματα.

·        Να διαχειρίζεσαι τηλεφωνήματα και να κρατάς μηνύματα.

·        Να κρατάς σημειώσεις και να γράφεις αναφορές και περιλήψεις.

·        Να απαντάς σε ερωτήσεις ή να εξηγείς μια διαδικασία.

·        Να μιλάς δημόσια και να κάνεις παρουσιάσεις.

Διαπροσωπικές σχέσεις

Το να δουλεύεις δίπλα σε ένα ανώτερο στέλεχος μιας εταιρείας είναι μια πρόκληση από μόνη της, η οποία γίνεται μεγαλύτερη όταν έχεις να διαχειριστείς και να συντονίσεις ομάδες πολλών και διαφορετικών ανθρώπων, είτε είναι άλλα στελέχη είτε είναι συνεργάτες, πελάτες κλπ της επιχείρησης. Για αυτό απαιτείται μια ήρεμη, και φιλική συμπεριφορά προς όλους. Επίσης απαιτούνται δεξιότητες όπως η σωστή εξυπηρέτηση πελατών και η ικανότητα διαχείρισης σχέσεων.

Διαχείριση χρόνου (time management skills)

Ένα πράγμα που πρέπει να έχεις πάντα στον νου σου είναι ότι σαν προσωπική/ος βοηθός δεν είσαι υπεύθυνος μόνο για τον δικό σου χρόνο, αλλά κα τον χρόνο του managerμε τον οποίο συνεργάζεσαι. Πρέπει να είσαι σε θέση να οργανώνεις το πρόγραμμα το δικό σου και το δικό του, να δημιουργείς λίστες πραγμάτων που πρέπει να γίνουν και να φροντίζεις για τα χρονοδιαγράμματα που τίθενται για την υλοποίηση κάθε εργασίας.  

Παραδείγματα διαχείρισης χρόνου είναι να ξέρεις να θέτεις dead lines, να διαχειρίζεσαι σωστά ημερολόγια, να οργανώνεις meetingsκαι να ορίζεις τη διάρκεια και την agendaτους, να διαχειρίζεσαι τον χρόνο των projectsπου έχεις αναλάβει.  

Δεξιότητες οργάνωσης

Οι προσωπικοί βοηθοί δεν πρέπει να είναι οι ίδιοι καλά οργανωμένοι, αλλά να φροντίζουν να είναι το ίδιο καλά οργανωμένοι και οι γύρω τους. Το γραφείο τους πρέπει να είναι μια όαση ηρεμίας και να μην επικρατεί το χάος. Πρόκειται για βασική δεξιότητα και πρέπει να αναπτύσσεται με βάση την μεγάλη εικόνα (οργάνωση στη ζωή μας) και όχι να περιορίζεται σε συγκεκριμένους χώρους και τομείς. Μερικά παραδείγματα οργάνωσης είναι:

·        Προσοχή στις λεπτομέρειες.

·        Άμεση αρχειοθέτηση.

·        Σωστή οργάνωση και διαχείριση αποθήκης.

·        Σωστή προτεραιότητα στις καθημερινές εργασίες και τα project.

Δεξιότητες Επίλυσης προβλημάτων (Problem Solving Skills)

Οι προσωπικοί βοηθοί δεν πρέπει να φροντίζουν να δίνουν λύσεις οι ίδιοι στα καθημερινά τους προβλήματα, πρέπει να είναι σε θέση να λύνουν και τα προβλήματα του προϊσταμένου τους ή των συναδέλφων με τους οποίους συνεργάζονται σκεπτόμενοι ήρεμα και θετικά. Πρέπει να προσεγγίζουν όλες τις καταστάσεις με κριτική σκέψη, ακόμα και αν τα πράγματα κινδυνεύουν να ξεφύγουν. Μερικά παραδείγματα:

·        Η εκπαίδευση και συνεχής επίβλεψη άλλων προς αποφυγή λαθών σε εργασίες ή διαδικασίες.

·        Διαχείριση των σχέσεων στον εργασιακό χώρο.

·        Παροχή τεχνικής βοήθειας όπου απαιτείται.

·        Οργάνωση/συντονισμός υπαλλήλων και πόρων

 

Όπως καταλαβαίνεται οι προσωπικοί βοηθοί είναι κάτι παραπάνω από απλοί γραμματείς και για να είναι επιτυχημένοι πρέπει όχι μόνο να κατέχουν αρκετές δεξιότητες, αλλά να είναι σε θέση να τις χρησιμοποιούν συνδυαστικά.