Ξεκαθάρισμα ημερολογίου
5 tips για να καθαρίσετε το ημερολόγιο σας και να κάνετε χώρο σε αυτά που πραγματικά σας ενδιαφέρουν
Όταν ξεκίνησα να εργάζομαι ένα από τα καθήκοντα που κληρονόμησα από τον προκάτοχό μου ήταν να ετοιμάζω την μηνιαία αναφορά του τμήματος, κάτι που μου έπαιρνε σχεδόν μια εβδομάδα…πολλές εργατοώρες που ήταν η αιτία να συσσωρεύεται στο γραφείο μου και να μένει πίσω μεγάλος όγκος δουλειάς. Κάποια στιγμή συνειδητοποίησα ότι κανείς, ούτε καν ο προϊστάμενους μου, δεν μου έδωσαν ποτέ οδηγίες ή feedback. Κανείς, ποτέ δεν είχε δει αυτά που έστελνα! Αυτά για τα οποία είχα χαραμίσει τόσο πολύτιμο χρόνο.
Αυτό ήταν η αφορμή να κάτσω και να παρατηρήσω προσεκτικά το ημερολόγιο μου και να καταγράψω τις υποχρεώσεις μου για μια ολόκληρη εβδομάδα. Αυτά που ανακάλυψα με έκαναν να αποφασίσω ότι αν ήθελα να γίνω πιο αποτελεσματική στη δουλειά μου έπρεπε να κάνω ένα γερό ξεκαθάρισμα!
Κάνε το και εσύ!
- Μέτρησε το χρόνο που σπαταλάς σε κάθε δουλειά
Η αλήθεια είναι ότι δεν μπορείς να ξεκαθαρίσεις το καθημερινό σου πρόγραμμα αν δεν ξέρεις τι περιέχει. Τι είναι γραμμένο στο ημερολόγιό σου, ακόμα και τι δεν ειναι γραμμένο αλλά ξέρεις ότι πρέπει να γίνει. Όλοι λέμε ιστορίες για τον χρόνο μας και πόσο λίγος είναι, αλλά πόσες από αυτές είναι αληθινές;
Χρησιμοποίησε μια εφαρμογή* ή ένα απλό φύλλο στο excel και για μια εβδομάδα κατέγραψε τι κάνεις. Μόνο έτσι θα καταλάβεις πόσο χρόνο σπαταλάς σε ανούσιες δραστηριότητες και θα αρχίσεις να ψάχνεις τι να κάνεις για να το διορθώσεις αυτό. Μόνο έτσι θα καταλάβεις ότι ο χρόνος που σπατάλησες αθροιστικά όλη την εβδομάδα σκρολάροντας στα social media ή σχολιάζοντας στα γκρουπ διαφόρων shows, θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί πιο δημιουργικά πιο παραγωγικά ή σε κάτι που θα σε ευχαριστούσε πραγματικά πχ χρόνος με την οικογένειά σου ή τα χόμπι σου.
*6 Free Time Tracking Apps that Improve Your Productivity https://focusme.com/blog/6-free-time-tracking-apps-that-improve-your-productivity/
2. Είναι σημαντικό ή είναι επείγον;
Αν έχεις ελέγξει τον χρόνο σου και δεν μπορείς να αποφασίσεις τι να διαγράψεις και τι να κρατήσεις, τότε χρησιμοποίησε τον πίνακα του Stephen Covey από το κλασικό πλέον βιβλίο του The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change.
Η γενική ιδέα είναι να χωρίσεις αυτά που έχεις να κάνεις σε σημαντικά και σε επείγοντα. Αν τα καταγράψεις (και είσαι ειλικρινής…) θα δεις ότι πολλές από τις καθημερινές δραστηριότητες σου είναι στις κατηγορίες 3 (ΙΙΙ) και 4 (ΙV) και μπορείς να τις περιορίσεις για να βρεις χρόνο για τις δραστηριότητες σου στις κατηγορίες 1 (I) και 2 (II).
3. Meetings και συναντήσεις
Μόλις τα εντοπίσεις στο ημερολόγιό σου ρώτησε το γιατί. Γιατί πρέπει να γίνει αυτό το meeting? Ποιος ειναι σκοπός του; Τα χρειαζόμαστε όλα αυτά τα meetings; Το θέμα είναι να καταλάβεις τι έχουν να σου προσφέρουν. Τίποτα; Ακύρωσέ τα για έναν μήνα. Και δες θα λείψουν σε κανένα; Έτσι κι αλλιώς δεν γίνονται όλα αυτά που πρέπει να γίνουν; Στείλε λοιπόν αυτά που θα συζητούσατε επί ώρες με ένα email! Ακόμα και αν δεν παίρνεις εσύ αυτές τις αποφάσεις, εξήγησε στον προϊστάμενο το σκεπτικό σου. Σίγουρα θα συμφωνήσει και θα δώσει το οκ για την κατάργηση των περιττών meetings.
Εάν τώρα κάποιος άλλος οργανώνει το meeting και σου έχει στείλει πρόσκληση για να συμμετέχεις, ζήτησε να σου στείλει την agenda (το πρόγραμμα) για να αποφασίσεις αν πρέπει να διαθέσεις τον χρόνο σου.
4. Delegate (ανάθεσέ το αλλού)!
Πολλές φορές θα χρειαστεί να πεις “όχι, λυπάμαι, αλλά δεν είναι μέσα στις αρμοδιότητες μου και δεν μπορώ να το κάνω”. Άλλες φορές πάλι είναι κάτι που πρέπει να γίνει, δεν μπορείς να το αποφύγεις… Πρέπει να το εντάξεις στο πρόγραμμά σου. Αυτό βέβαια δεν σημαίνει ότι πρέπει να το κάνεις εσύ! Μπορείς να το αναθέσεις σε κάποιον άλλο μέσα στην εταιρεία ή να προσλάβεις έναν εξωτερικό συνεργάτη.
Αν δεν μπορείς να το κάνεις αυτό, ψάξε να βρεις τρόπους να απλοποιήσεις τη δουλειά που απαιτείται. Πχ αν έχεις να ενημερώσεις/μορφοποιήσεις 12 φύλλα σε ένα αρχείο του excel μπορείς να τα ομαδοποιήσεις!
5. Έχεις προσωπική ζωή!
Να θυμάσαι ότι η προσωπική σου ζωή και τα ενδιαφέροντα σου πρέπει να έχουν θέση στο ημερολόγιό σου. Αν δεν έχεις χρόνο να κάνεις αυτά που αγαπάς, δεν θα έχεις διάθεση και για να δουλέψεις.
Και κάτι τελευταίο. Το ξεκαθάρισμα του προγράμματός σου πρέπει να είναι μια βήμα-βήμα διαδικασία.
Αν δεν έχεις διάθεση να κάνεις κάτι σήμερα ή έστω αύριο, σίγουρα δεν θα έχεις διάθεση να το κάνεις και σε δέκα μέρες. Γι’ αυτό δες σε ποια κατηγορία του πίνακα του Covey ανήκει και αποφάσισε σωστά πότε θα το κάνεις γιατί πάντα υπάρχει ο κίνδυνος να εκτεθείς επαγγελματικά!
