Είναι η έρευνα στο ίντερνετ δουλειά της Γραμματέως;

Ποιες έρευνες μπορεί να αναλάβει μια Γραμματέας;

Η αναζήτηση πληροφοριών στο ίντερνετ είναι μια συστηματική έρευνα και μελέτη υλικών και πηγών, προκειμένου να διαπιστωθούν γεγονότα και να εξαχθούν συμπεράσματα.  Η έρευνα στο ίντερνετ σίγουρα είναι μέρος της δουλειάς μιας Γραμματέως, ιδιαίτερα όταν υποστηρίζει στελέχη ή τμήματα που χρειάζονται τακτικά πληροφορίες για τη λήψη αποφάσεων, την οργάνωση εκδηλώσεων ή τη διαχείριση πελατών.

Πότε είναι "δουλειά της Γραμματέως" η online έρευνα;

• Όταν ζητείται διοικητική υποστήριξη (administrative support) και όχι μόνο διαχείριση γραμματείας.
• Σε μικρότερες επιχειρήσεις όπου η γραμματεία είναι και “δεξί χέρι” της διοίκησης.
• Όταν έχει τη γνώση να φιλτράρει, να αξιολογεί και να παρουσιάζει τις πληροφορίες σωστά.

Τύποι ερευνών που μπορεί να αναλάβει μια γραμματέας:

1. Έρευνα αγοράς / ανταγωνισμού: πχ Ποιες εταιρείες παρέχουν παρόμοια προϊόντα ή υπηρεσίες.
2. Έρευνα για προμηθευτές / συνεργάτες:  πχ Εύρεση εταιρειών για είδη γραφείου ή catering.
3. Έρευνα για εκδηλώσεις: πχ αναζήτηση χώρων εκδηλώσεων, ομιλητές, υπηρεσίες φιλοξενίας.
4. Έρευνα για συνέδρια / σεμινάρια: πχ για Πλατφόρμες συμμετοχής ή οργάνωσης.
5. Έρευνα νομοθεσίας / κανονισμών: πχ Αναζήτηση ΦΕΚ ή οδηγιών για ΕΣΠΑ, GDPR κλπ.
6. Έρευνα για δυνητικούς πελάτες: Αναζήτηση στο LinkedIn, σε ιστοσελίδες, σε δημοσιεύσεις.
7. Έρευνα για ταξίδια: Ξενοδοχεία, πτήσεις, μέσα μεταφοράς, προγράμματα.
8. Έρευνα εργαλείων / software: πχ Ποιο CRM να προτείνουμε, ποιες πλατφόρμες τιμολογίων κλπ.

Απαραίτητες Δεξιότητες:

1. Κριτική σκέψη και φιλτράρισμα πληροφορίας
2. Βασικές γνώσεις αξιοπιστίας πηγών
3. Γνώση αγγλικών (για διεθνή έρευνα)
4. Παρουσίαση ευρημάτων (π.χ. σε Word ή PowerPoint)
5. Πώς ξεχωρίζεις μια αξιόπιστη πηγή
6. Πώς οργανώνεις αποτελέσματα σε πίνακες ή reports
7. Πώς χρησιμοποιείς Google Search με λέξεις-κλειδιά (συνδυασμούς, φίλτρα, εργαλεία)

Όταν μια γραμματέας ξέρει πώς να ερευνά έξυπνα και αποδοτικά, γίνεται “δεξί χέρι” του μάνατζερ ή της ομάδας.
Αυτό μπορεί να είναι και μονοπάτι εξέλιξης: από διοικητική υποστήριξη → σε βοηθό project ή office manager.

Από τις ερωτήσεις σας:

1. Πώς μπορεί να παρουσιάσει σωστά τα αποτελέσματα μιας έρευνας η γραμματέας;
Η παρουσίαση των αποτελεσμάτων είναι εξίσου σημαντική με την έρευνα. Προτείνονται:

Tip: Ενισχύουμε την παρουσίαση με χρώματα, προτεραιότητες, συμπεράσματα. Ένα ξεκάθαρο “Τι προτείνουμε και γιατί” στο τέλος είναι πολύτιμο.

2. Ποια λάθη κάνουν συχνά οι γραμματείς στην online έρευνα και πώς να τα αποφύγουν;
Κοινά λάθη:

• Ανεξέλεγκτη αντιγραφή από Google χωρίς να αξιολογούν την πηγή
• Παλιές πληροφορίες (π.χ. τιμές ή νόμοι του 2021!)
• Αξιοπιστία πηγής: μπλογκ αγνώστου vs επίσημη ιστοσελίδα
• Υπερβολικά πολλές πληροφορίες χωρίς φιλτράρισμα

Πώς να τα αποφύγετε:

1. Copy-paste χωρίς έλεγχο > Να σημειώνετε πηγή και ημερομηνία κάθε ευρήματος
2. Εμπιστοσύνη σε "ό,τι γράφει" η κάθε σελίδα > Διασταύρωση πληροφορίας - Να προτιμούνται επίσημες πηγές (.gov, .gr, .org, .edu)
3. Υπερφόρτωση δεδομένων > Να επιλέγετε τα 3 πιο σημαντικά δεδομένα.
4. Παρουσίαση με ακατάστατο Word > Να χρησιμοποιούνται πίνακες, bullets, bold για καθαρότητα της παρουσίασης.

3. Πώς μπορεί μια γραμματέας να αναδείξει αυτή τη δεξιότητα στο βιογραφικό της ή στη συνέντευξη;

• Στο Βιογραφικό:

"Διεξαγωγή στοχευμένων online ερευνών (αγορά, προμηθευτές, εκδηλώσεις)"
"Σύνοψη και παρουσίαση πληροφοριών σε Excel & PowerPoint"

• Στη Συνέντευξη:

“Στην προηγούμενη δουλειά μου, ανέλαβα την έρευνα για νέους προμηθευτές και μέσα σε 2 μέρες παρουσίασα 3 αξιόπιστες επιλογές, με πίνακα σύγκρισης και σύσταση για την πιο συμφέρουσα λύση.”

Σημείωση: Το κλειδί είναι να δείξει ότι εξοικονομεί χρόνο για τον εργοδότη ή διευκολύνει αποφάσεις.

Σενάριο Άσκησης: «Βρες το για μένα!»
Θέμα: Ο διευθυντής σου ζητά να οργανώσεις ένα σεμινάριο... και όλα περνούν από σένα!
Πλαίσιο:
Είσαι γραμματέας σε μια μικρή εκπαιδευτική εταιρεία. Ο διευθυντής σου ζητά να βρεις 3 κατάλληλους χώρους για να πραγματοποιηθεί ένα σεμινάριο για 30 άτομα στην Αθήνα, διάρκειας 2 ημερών, με προβολέα, καρέκλες, WiFi, και καφέ για τα διαλείμματα.
Αποστολή Γραμματέως:
1. Να κάνει online αναζήτηση (π.χ. Google) για αίθουσες εκδηλώσεων ή σεμιναρίων στην Αθήνα.
2. Να βρε 3 επιλογές που πληρούν τις βασικές προδιαγραφές.
3. Να καταγράψει σε πίνακα στο Word ή στο Excel:
Αίθουσα Τοποθεσία Τιμή/ημέρα Παροχές Link Παρατηρήσεις
Σεμινάριο Plus Κολωνάκι 150€ WiFi, projector, καφές www... Πιο κεντρική επιλογή
... ... ... ... ... ...

Tip: Πρόσθεσε μια πρόταση στον διευθυντή σου:
“Προτείνω την αίθουσα Χ γιατί είναι η πιο κεντρική, προσφέρει όλα τα βασικά και είναι στη μέση τιμή.”

Εναλλακτικά Σενάρια
Σενάριο Είδος έρευνας
Βρες 3 προμηθευτές για toner / μελάνια Έρευνα αγοράς
Βρες σεμινάρια για υπαλλήλους σε Excel Εκπαιδευτική έρευνα
Βρες 3 CRM tools για μικρή εταιρεία Έρευνα εργαλείων
Βρες 3 επιλογές για εταιρική χριστουγεννιάτικη έξοδο Έρευνα εκδήλωσης

Σκοπός της άσκησης:
Να εξασκηθείτε στη σωστή αναζήτηση.
Να μάθετε να φιλτράρετε τα αποτελέσματα.
Να παρουσιάζετε σαφώς και επαγγελματικά τα ευρήματά σας.

Και πού κολλάει η Τεχνητή Νοημοσύνη;
Η online έρευνα του 2025 δεν γίνεται μόνο με Google. Οι έξυπνες γραμματείς χρησιμοποιούν και ChatGPT!

Πώς βοηθά η AI στην αναζήτηση;

Τι να θυμάσαι:
Η τεχνητή νοημοσύνη **δεν αντικαθιστά τη δουλειά σου**. Αλλά σε κάνει να δουλεύεις 3 φορές πιο γρήγορα, με λιγότερο άγχος και πολύ πιο επαγγελματικά.

Θέλεις να μάθεις να κάνεις έρευνα με τη βοήθεια της AI;
Μάθε βήμα-βήμα πώς να χρησιμοποιείς την Τεχνητή Νοημοσύνη για να γίνεις το δεξί χέρι της διεύθυνσης!
Δες το νέο σεμινάριο μας «AI για Γραμματείς»] ή κράτα θέση για το επόμενο workshop!

Μαρία Ζάππα Κασαπίδη

Επόμενο άρθρο

Ψηφιακή Επιχείρηση vs Ψηφιακό Μάρκετινγκ