Τα 12 μικρά Κλειδιά της Επιτυχίας
Η διαχείριση χρόνου, ουσιαστικά απαιτεί αυτοπειθαρχία. Γνωρίζουμε και νιώθουμε που χάνεται ο χρόνος μας αλλά δεν μπορούμε να ελαφρύνουμε το πρόβλημα αν δεν το μελατήσουμε και να πάρουμε συγκεκριμένα και μετρήσιμα μέτρα. Ζούμε στο κόσμο της απόσπασης της προσοχής μας από χίλιες δύο πηγές. Δες πιο κάτω κάποια μικρά μυστικά που μπορούν να σου εξοικονομήσουν τεράστιο χρόνο, αφού οι εξοικονομήσεις αυτές είναι μεν μικρές αλλά επαναλαμβάνονται πολλές φορές καθημερινά.
1. Επικεντρώσου στις εργασίες που φέρνουν εισόδημα. Άφησε στην άκρη όσες δεν έχουν κανένα θετικό αντίκτυπο στο εισόδημα σου.
2. Ακολούθησε τον «κανόνα των 2 λεπτών» του David Allen. Σύμφωνα με αυτόν, πιάσε πρώτα τις μικροδουλειές που απαιτούν το πολύ 2 λεπτά για να ολοκληρωθούν. Το νόημα αυτού του κανόνα, είναι να αποφορτίσεις τη λίστα των υποχρεώσεων σου, έτσι ώστε να μην σε αγχώνει. Θυμήσου πως αν μια εργασία απαιτεί πάνω από 2 λεπτά, είναι καλύτερο να την εντάξεις μέσα στον εβδομαδιαίο προγραμματισμό σου.
3. Σβήσε ή τσέκαρε τις εργασίες που ολοκλήρωσες.
4. Φρόντισε να κάνεις 1 εργασία (task) κάθε φορά.
5. Σχεδίασε τις εργασίες σου για αύριο από νωρίς το βράδυ ή πολύ νωρίς το πρωί.
6. Όρισε χρονικά όρια για κάθε εργασία. Πχ. 30' για την σύνταξη προτάσεων σε πελάτες, 30' για συνεννοήσεις με προμηθευτές κλπ . Τον νου σου: Mην πέσεις στην παγίδα να συνεχίσεις όταν λήξει η ώρα. Η πειθαρχία αυτή είναι απαραίτητη, γιατί προγραμματίζει το μυαλό μας να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά. Σε μία εβδομάδα θα δεις από μόνος/η σου, τα πρώτα θεαματικά αποτελέσματα.
7. Περιόρισε τον χρόνο που ξοδεύεις online (για emails, google αναζητήσεις, social media κλπ). Προσδιόρισε τον σε συγκεκριμένα χρονικά πλαίσια, ανάλογα με τις ανάγκες της εργασίας σου. Πχ. μόνο πρωί και βράδυ, από 1 ώρα.
8. Απέφυγε τηλεφωνικές διακοπές όταν εργάζεσαι. Αποφάσισε ποιες είναι οι καλύτερες ώρες για σένα να δεχθείς τηλέφωνα (πχ. 9-11 π.μ) και ενημέρωσε τους πελάτες σου. Τις υπόλοιπες ώρες, βάλε τηλεφωνητή ή ζήτησε γραμματειακή υποστήριξη. Αν εξηγήσεις στους πελάτες σου ότι η καλύτερη οργάνωση του χρόνου σου, σημαίνει ποιοτικότερη και αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση για τους ίδιους, θα το εκτιμήσουν και πίστεψε με, θα το σεβαστούν (εκτός από ελάχιστες εξαιρέσεις, που ίσως θα πρέπει να ξανασκεφτείς, αν πραγματικά αξίζουν να είναι πελάτες σου). Για τα υπόλοιπα τηλέφωνα της ημέρας, μπορείς να αφιερώνεις 30' πχ. το απόγευμα για να τα απαντάς ένα ένα. Για τα έκτακτα τηλεφωνήματα, ζήτα από τους πελάτες σου να σου στέλνουν μήνυμα SMS με την ένδειξη «επείγον», προκειμένου να τους καλείς όσο πιο άμεσα μπορείς.
9. Απέφυγε την ακαταστασία στο γραφείο σου, οργάνωσε αποτελεσματικά τον χώρο που δουλεύεις. Όσο κι αν σου ακούγεται παράξενο, ένα ακατάστατο γραφείο, επηρεάζει την παραγωγικότητα σου.
10. Θυμήσου πως όταν έχεις ήδη ξεκινήσει μια εργασία, είναι λάθος να την αφήσεις στη μέση και να ασχοληθείς με μία άλλη. Όπως αναφέρθηκε και παραπάνω, χρειάζεσαι περίπου 5 – 23 λεπτά για να επανέλθει κανείς στην προηγούμενη νοητική κατάσταση της 100% συγκέντρωσης και παραγωγικότητας (η κατάσταση αυτή σύμφωνα με τους ακαδημαϊκούς ονομάζεται flow).
11. Κατά τη διάρκεια της ημέρας, εκτέλεσε τις εργασίες σου χωρίζοντας τες μάξιμουμ σε μισάωρα. Αφιέρωσε 25 λεπτά για κάθε εργασία και μην παραλείψεις να κάνεις ένα μικρό 5΄ διάλειμμα. Όσο κι αν σου φαίνεται περιττό, μελέτες έχουν αποδείξει πως είναι απαραίτητο. Δώσε στον εαυτό σου λίγο χρόνο για χαλάρωση και απόσπαση της προσοχής, αρκεί να θυμάσαι πως είναι σημαντικό να τηρήσεις το 5λεπτο και να μη ξεφύγεις από αυτό.
12. Μην παραλείψεις να επαναξιολογείς τη λίστα των προτεραιοτήτων σου ανά τακτά χρονικά διαστήματα, καθώς συχνά οι ανάγκες αλλάζουν.
Σχετικό σεμινάριο Time Management for Personal Assistants
