Βασικές Δεξιότητες: Επικοινωνία

Δεν θα ήταν καταπληκτικό αν μπορούσατε να επικοινωνήσετε άμεσα με οποιονδήποτε θέλετε;

Μέρος 1ο: Οι Τέσσερις Βασικοί Τύποι Επικοινωνίας και η Κρίσιμη Σημασία τους

Μιλώντας απλά και μόνο με κάποιον δεν πρόκειται να επικοινωνήσουμε ουσιαστικά μαζί του. Σίγουρα, μπορούμε να ανοίξουμε μια συζήτηση. Αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι έχουμε μια υγιή επικοινωνία μαζί του.

Για να το πετύχουμε αυτό, χρειάζεται να κατανοούμε και να χρησιμοποιούμε διάφορους τύπους επικοινωνίας. Ορισμένοι τύποι επικοινωνίας δεν λειτουργούν όπως άλλοι και αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο πρέπει να μάθουμε πώς να χρησιμοποιούμε τις σωστές λέξεις, φράσεις και συμπεριφορές για να έχουμε μια καλή επικοινωνία.

Ποιοι είναι οι τύποι επικοινωνίας;
Η ικανότητα να επικοινωνούμε αποτελεσματικά θα μπορούσε να είναι μια μορφή τέχνης. Αρκετές φορές, αρχίζουμε μια συζήτηση χωρίς πολλές προσδοκίες και στη συνέχεια καταλήγουμε να μεταφέρουμε γνώση και συναισθήματα στον συνομιλητή μας.
Υπάρχουν δύο βασικές κατηγορίες επικοινωνίας. Η μία κατηγορία βασίζεται σε διαφορετικά κανάλια επικοινωνίας και η άλλη βασίζεται στο σκοπό και στο τρόπο της επικοινωνίας. Για να το αναπτύξουμε λίγο περισσότερο, παρακάτω σας δίνουμε τους βασικούς τύπους επικοινωνίας και τους τρόπους για να τους χρησιμοποιήσετε.

1. Προφορική επικοινωνία
Ένας από τους πιο βασικούς τύπους επικοινωνίας είναι η λεκτική μορφή επικοινωνίας. Η λεκτική επικοινωνία είναι απλή και κατατοπιστική. Οι περισσότεροι άνθρωποι προτιμούν αυτή τη μέθοδο, επειδή τούς επιτρέπει να μοιραστούν μια πληροφορία γρήγορα και με λιγότερες παρανοήσεις από τον συνομιλητή τους.
Για παράδειγμα, ο προγραμματισμός μιας επαγγελματικής συνάντησης μπορεί να γίνει μέσω ενός e-mail, αλλά, πιθανόν να είναι πιο αποτελεσματική μία πρόσωπο με πρόσωπο επικοινωνία. Αυτή η επαφή μπορεί να γίνει ακόμη και μέσω Skype ή οποιασδήποτε άλλης μορφής ηλεκτρονικού μέσου λεκτικής και οπτικής επικοινωνίας. Άρα, θα λέγαμε ότι η προφορική επικοινωνία είναι μια από τις πιο κοινές και δημοφιλείς μορφές μετάδοσης ενός μηνύματος.

2. Μη λεκτική επικοινωνία
Η μη λεκτική μορφή επικοινωνίας θεωρείται επίσης διαπροσωπική επικοινωνία. Θα την ακούσετε και ως γλώσσα του σώματος. Σχετίζεται με το πώς φαίνεστε όταν μπαίνετε σε κάποιο χώρο ή όταν κάθεστε στην καρέκλα σας κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης. Για παράδειγμα, περπατάτε με το κεφάλι επάνω και με σιγουριά ή σκυφτοί χωρίς να κοιτάτε κανέναν, δείχνοντας ντροπή; Αυτός ο τρόπος επικοινωνίας είναι εξίσου σημαντικός με την λεκτική μορφή επικοινωνίας.

2. Οπτική επικοινωνία
Αν σκεφτείτε πώς χρησιμοποιούνται τα οπτικά βοηθήματα στις παρουσιάσεις, τότε θα κατανοήσετε αυτό το είδος επικοινωνίας. Η χρήση της οπτικής επικοινωνίας παρατηρείται σε διαφημίσεις και σε φυλλάδια. Όταν μια εταιρεία επιθυμεί να μεταφέρει ένα γρήγορο μήνυμα για ένα προϊόν ή υπηρεσία που πουλάει, η οπτική επικοινωνία είναι το καλύτερο μέσο. Η επαφή γίνεται χωρίς λέξεις ή γράμματα και μεταφέρει απευθείας ένα εντυπωσιακό μήνυμα στους πελάτες.
Οι οπτικές μορφές επικοινωνίας μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν σε ανεπίσημες καταστάσεις, για παράδειγμα, μεταξύ φίλων. Η οπτική επικοινωνία είναι ένας γρήγορος τρόπος για να επικοινωνήσετε αυτό που θέλετε στους δικούς σας ανθρώπους. Σε αυτές τις περιπτώσεις, δεν απαιτούνται λέξεις όταν χρησιμοποιείται σωστά η οπτική επικοινωνία.

3. Γραπτή επικοινωνία
Για τη γραπτή επικοινωνία, υπάρχουν δύο υποκατηγορίες. Η μία είναι η επίσημη και η άλλη η ανεπίσημη μορφή γραπτής επικοινωνίας.
3.1 Επίσημη επικοινωνία
Η επίσημη επικοινωνία χρησιμοποιείται στη σύνταξη επαγγελματικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σημειώσεων κι αναφορών. Ο χώρος εργασίας χρησιμοποιεί γραπτή επικοινωνία αυτού του τύπου για να εξοικονομήσει χρόνο στέλνοντας ένα σημαντικό μήνυμα σε πολλούς ανθρώπους. Είναι ξεκάθαρα τα πλεονεκτήματα μιας τέτοιας μορφής επικοινωνίας.

3.2 Άτυπη/ανεπίσημη  επικοινωνία
Άτυπη επικοινωνία χρησιμοποιούμε όταν στέλνουμε μηνύματα μέσω πλατφορμών κοινωνικής δικτύωσης. Αν και οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτόν τον τρόπο επικοινωνίας, πολλοί στέλνουν χιουμοριστικές δηλώσεις και σύντομες υπενθυμίσεις χρησιμοποιώντας την άτυπη γραπτή επικοινωνία. Κατά κάποιο τρόπο, αυτός είναι ένας τύπος επικοινωνίας που δεν είναι πάντα αξιόπιστος, αλλά πολλές φορές είναι διασκεδαστικός.

Μάθηση της ανεπίσημης επικοινωνίας

1. Όταν πρόκειται για την ανεπίσημη επικοινωνία, όπως μια συζήτηση με φίλους ή την οικογένεια, δεν υπάρχει κανένας συγκεκριμένος περιορισμός. Ωστόσο, μην ξεχνάτε ότι οι περισσότεροι άνθρωποι επιθυμούν να αντιμετωπίζονται με σεβασμό όταν μιλάνε με κάποιον.
2. Όταν επικοινωνείτε ανεπίσημα, πρέπει επίσης να λάβετε υπόψη σας σε ποιον μιλάτε. Εάν γνωρίζετε καιρό το άλλο άτομο, μπορεί να νιώσετε άνετα να αστειευτείτε. Ωστόσο, αν πρόκειται για μια αρκετά νέα γνωριμία, μπορεί να χρειάζεται να κρατήσετε κάποια απόσταση.
3. Μην χρησιμοποιείτε συκοφαντίες ή προσβολές όταν συνομιλείτε χρησιμοποιώντας την άτυπη επικοινωνία. Να θυμάστε ότι είναι αναγκαίο να αντιμετωπίζετε τους ανθρώπους με τον τρόπο που επιθυμείτε να σας αντιμετωπίζουν κι εκείνοι.
4. Κρατήστε τις «γραμμές» επικοινωνίας ανοικτές

Η κατανόηση των τύπων επικοινωνίας είναι μόνο η αρχή. Στο κείμενο αυτό σας δίνουμε κάποια εργαλεία ώστε να σας διευκολύνουμε στην επικοινωνία σας. Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους άλλους ανθρώπους και να είστε ανοιχτοί σε νέες συζητήσεις κι επαφές, αντί να κλείνεστε στον εαυτό σας. Θυμηθείτε, χωρίς επικοινωνία, χάνουμε ένα πολύ σημαντικό κομμάτι της ζωής μας.

Μέρος 2ο: Τεχνικές Επικοινωνίας

Δεν θα ήταν καταπληκτικό αν μπορούσατε να επικοινωνήσετε άμεσα με οποιονδήποτε θέλετε; Απλά φανταστείτε πόσο θα βελτιωνόταν η ζωή σας.

• Δεν θα έχετε κανένα πρόβλημα να ζητήσετε αύξηση από το αφεντικό σας.
• Τα οικογενειακά προβλήματα θα επιλυθούν.

Θα είχατε μια υπερδύναμη! Ίσως να υπερβάλλω ελαφρώς, αλλά σίγουρα υπάρχει για τον καθένα μας ένας καλός λόγος για τον οποίο πρέπει να βελτιώσουμε τις τεχνικές επικοινωνίας μας.

Είτε το βρίσκετε εύκολο να συνδεθείτε με άτομα είτε προτιμάτε τις μικρές και σύντομες συζητήσεις, δεν έχει σημασία αν η δημιουργία άμεσης σχέσης με άλλους έρχεται φυσικά σε εσάς ή όχι. Όποια και αν είναι η κατάστασή σας, γνωρίζουμε ότι η σύνδεση με άλλους είναι απαραίτητη για την ψυχική μας ευεξία.
Αλλά αν δεν μπορείτε να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά, δεν θα μπορείτε να συνδεθείτε. είναι τόσο απλό. Με αυτό κατά νου, σας παραθέτουμε ορισμένες επιστημονικές τεχνικές επικοινωνίας

Να μην φαίνεστε «επικίνδυνοι»
Οι άνθρωποι είναι βιολογικά προγραμματισμένοι να είναι προσεκτικοί με τους ξένους. Ως εκ τούτου, ψάχνουμε πάντα για ενδείξεις ότι το άτομο δεν είναι «επικίνδυνο» για εμάς. Μας αρέσουν περισσότερο οι άνθρωποι που μας συμπαθούν. Πριν ακόμη ανοίξετε το στόμα σας ή συστηθείτε, χαμηλώστε το πηγούνι σας (το αντίθετο δείχνει επιθετικότητα), γείρετε το κεφάλι και χαμογελάστε και σταθείτε ή καθίστε με το σώμα σας ελαφρώς υπό γωνία.

Κάντε επαφή με τα μάτια
Το ζητούμενο εδώ είναι να διατηρηθεί η επαφή με τα μάτια για να συνδεθείτε με τα άλλα άτομα. Έτσι στοχεύστε να κοιτάξετε ένα άτομο για μερικά δευτερόλεπτα σε κάθε πρόταση. Θεωρείται ευκολότερο και επίσης λιγότερο απειλητικό από το να εστιάζεις για ώρα σε κάποιον.

Αποκαλέστε τους με το όνομά τους
Όταν συναντάτε ένα νέο άτομο, μάθετε το όνομά του και χρησιμοποιήστε το καθ ‘όλη τη διάρκεια της συνομιλίας. Κάνοντας αυτό, δημιουργείτε αμέσως έναν προσωπικό δεσμό. Ακόμα κι αν δεν έχετε την ευκαιρία να πείτε το όνομά του κατά τη διάρκεια της συνομιλίας, θυμηθείτε να το χρησιμοποιήσετε καθώς τον αποχαιρετάτε.

Χρησιμοποιήστε παρόμοια γλώσσα
Ακούστε το στυλ και τους τύπους των λέξεων που χρησιμοποιεί το άτομο. Ο στόχος είναι να ταιριάζετε με το πρότυπο ομιλίας του. Θέλετε να φτάσετε στο μήκος κύματος του και ένας γρήγορος τρόπος να το κάνετε αυτό είναι να μιμηθείτε τον τρόπο που μιλάει. Αυτό θα σημαίνει ότι μοιάζετε και αμέσως θα γίνεται πιο οικείοι για τους άλλους.

Κατοπτρίστε τη γλώσσα του σώματός τους
Η αντιγραφή της γλώσσας του σώματος του άλλου ατόμου είναι μια από τις πιο αναγνωρισμένες τεχνικές επικοινωνίας που υποστηρίζονται από την επιστήμη. Αντιγράφουμε ασυνείδητα τη συμπεριφορά των ανθρώπων που μας αρέσουν. Αν αντικατοπτρίζουμε τη γλώσσα του σώματος ενός ατόμου που δεν γνωρίζουμε καλά, μπορούμε να συνδεθούμε υποσυνείδητα μαζί του.

Αφήστε τους να πουν την ιστορία τους
Οι συνομιλίες είναι σαν συναλλαγές. Ένα άτομο λέει το κομμάτι του και το άλλο περιμένει τη σειρά του. Πολύ συχνά, ωστόσο, το άτομο που περιμένει δεν ακούει αλλά σχηματίζει την ιστορία του, την οποία ελπίζει ότι θα είναι καλύτερη και πιο ενδιαφέρουσα από αυτή του συνομιλητή του. Σταματήστε το αυτό για την αλλαγή και αφήστε το άτομο να πει την ιστορία του, απλά ακούγοντάς το.

Γίνετε ένας διαισθητικός ακροατής
«Δεν ακούμε ποτέ όταν είμαστε πρόθυμοι να μιλήσουμε». – Francois de la Rochefoucauld
Όλοι γνωρίζουμε ότι πρέπει να είμαστε καλοί ακροατές, αλλά τι σημαίνει άραγε αυτό; Να μείνετε σιωπηλοί ενώ μιλάει το άλλο άτομο; Να μην διακόπτετε; Επιτρέποντάς τους να πουν την ιστορία τους όπως είπα προηγουμένως; Λοιπόν, όλα τα παραπάνω και πολλά άλλα. Οι καλές δεξιότητες ακρόασης έχουν να κάνουν με ενεργό λήψη όσων λέει το άτομο και τη διαίσθηση εάν θέλουν να επεκταθούν σε αυτό το θέμα ή να προχωρήσουν.

Μην υποθέσετε ότι έχουν τις ίδιες γνώσεις με εσάς
«Για να επικοινωνήσουμε αποτελεσματικά, πρέπει να συνειδητοποιήσουμε ότι είμαστε όλοι διαφορετικοί στον τρόπο που αντιλαμβανόμαστε τον κόσμο και να χρησιμοποιήσουμε αυτήν την κατανόηση ως οδηγό για την επικοινωνία μας με άλλους». – Άντονι Ρόμπινς
Περπατάμε στις «φυσαλίδες» των πληροφοριών μας, στις σφαίρες της πραγματικότητάς μας και υποθέτουμε ότι όλοι οι άλλοι έχουν τις ίδιες γνώσεις με εμάς. Αυτό όμως δεν ισχύει. Οι άνθρωποι έχουν διαφορετικό υπόβαθρο, εκπαίδευση, κοινωνικό στάτους, ιδεολογίες και προέρχονται από διαφορετικές φυλές και πολιτισμούς. Θυμηθείτε, είμαστε όλοι άτομα με τις δικές μας μοναδικές οπτικές. Δοκιμάστε να βάλετε τον εαυτό σας στη θέση του άλλου ατόμου.

Να είστε «λειτουργικά» περίεργοι
Οι άνθρωποι πρέπει να αισθάνονται μοναδικοί και ξεχωριστοί. Λοιπόν, δεν είναι υπέροχο όταν ένας φίλος θέλει πραγματικά να μάθει τι έχετε κάνει; Έχετε πρωταγωνιστικό ρόλο για λίγα λεπτά και το επίκεντρο είστε εσείς. Όλοι αγαπάμε να μιλάμε για τον εαυτό μας. Δώστε σε κάποιον τον κεντρικό ρόλο για λίγο, αλλά θέστε ερωτήσεις στις οποίες θα θέλατε κι εσείς πραγματικά να απαντήσετε.

Αναγνωρίστε και δώστε σχόλια
«Άρχισα να σημειώνω πού το κοινό γέλασε ή χειροκρότησε ή έδωσε μεγαλύτερη προσοχή. Συνειδητοποίησα ότι μια καλή ομιλία δεν είναι μοναχική αλλά ένας διάλογος. » – Σάρα Φέργκιουσον, Δούκισσα της Υόρκης
Πώς μπορείτε να καταλάβετε εάν κάποιος αγαπημένος σας άνθρωπος ή το αφεντικό σας συνδέεται πραγματικά μαζί σας; Είναι όταν αναγνωρίζουν τι έχετε πει και παρέχουν σχόλια ανατροφοδότησης. Για παράδειγμα, μπορεί να θυμίσετε μια ιστορία κακής εξυπηρέτησης πελατών σε έναν φίλο και αντί να ανταποκριθεί λέγοντας ένα απλό «εε, οκ», εκείνος μπορεί να πει «Αυτός ο πωλητής ήταν πολύ αγενής, δεν εκπλήσσομαι που αισθάνθηκες ενοχλημένος».

Τελικές σκέψεις
Δεν έχει σημασία αν είστε επικεφαλής μιας επιχείρησης πολλών εκατομμυρίων δολαρίων ή αν έχετε παντρευτεί και έχετε παιδιά. Οι καλές τεχνικές επικοινωνίας όχι μόνο μας επιτρέπουν να μεταδώσουμε το μήνυμά μας αλλά και να κατανοήσουμε πλήρως την οπτική γωνία των συνομιλητών μας.

Πηγή: Κωνσταντίνα Αρβανίτη - anotherpointofview.gr

Προηγούμενο άρθρο

H ανατομία ενός ηλεκτρονικού μηνύματος

Επόμενο άρθρο

Πειθώ: Μία σπουδαία επικοινωνιακή δεξιότητα